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Gäste-Account |
Im Gäste-Account können Sie die Einstellungen für die Abfrage der Gästedaten anpassen. Dies bedeutet,
dass Sie festlegen können, welche spezifischen Informationen von den Gästen abgefragt werden sollen,
wenn sie sich im Gäste-Account anmelden oder ihre Reservierung verwalten. Dies kann beispielsweise die
Eingabe von Kontaktdaten, Kreditkarteninformationen oder speziellen Buchungsdetails umfassen.
Die Nachricht für externe Buchungsinformationen bezieht sich auf die Kommunikation, die an Gäste
gesendet wird, die über externe Buchungsplattformen wie booking.com gebucht haben. Hier können Sie
festlegen, welche Informationen in diesen Nachrichten enthalten sein sollen, um den Gästen alle
notwendigen Details zu ihrer Buchung bereitzustellen.
Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen individuell angepasst werden können, um den Bedürfnissen
Ihres Hotels und Ihrer Gäste gerecht zu werden. |
Im Gästeaccount gibt es ein Feld für Nachrichten vom Gast an das Hotel. Dieses Feld kann in den Gästeaccount-Einstellungen benannt werden. Die Informationen die dort eingegeben werden, erscheinen unter Informationen bei der Reservierung. |
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wie kannich eine Info auf der Rechnung hinterlassen? |
Um eine Information auf einer Rechnung zu hinterlassen, können Sie in der SoftTec Cloud Hotelsoftware die
Funktion zur Bearbeitung der Rechnungspositionen nutzen. Gehen Sie dazu in den Rechnungsbereich und
wählen Sie die entsprechende Rechnung aus. Dort können Sie über das Dreipunktmenü der
Rechnungspositionen zusätzliche Informationen oder Notizen hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass diese
Funktion je nach Konfiguration Ihrer Software variieren kann. |
Es gibt in den Kontaktfelder die Felder Rechnungszeile 2 und Rechnungszeile 3, die für bestimmte Informationen wie z.B. Kostenstelle oder Abteilung des Rechnungsempfängers verwendet werden kann. Eine spezielle Information, die auf der Rechnung selbst angedruckt wird, kann derzeit nicht eingetragen werden. Dies wird aber mit einem späteren Update zu einem späteren Zeitpunkt der Software möglich werden. |
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was bedeuten 2 Schlösser im Zimmer |
In der SoftTec Cloud Hotelsoftware können Sie ein Zimmer als nicht verschiebbar markieren, indem Sie es
mit einem „Schloss“ versehen. Dies bedeutet, dass das Zimmer fest zugewiesen ist und nicht ohne weiteres
geändert werden kann. Wenn Sie zwei Schlösser sehen, könnte dies darauf hinweisen, dass das Zimmer
besonders gesichert oder fest zugewiesen ist. |
Zwei Schlösser bei einem Zimmer kann es an sich nicht geben. Ein Schloss bedeutet dass das Zimmer gesperrt ist und nicht verschoben werden kann. |
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wie drucke ich die anreiseliste aus ? |
Um die Anreiseliste in der SoftTec Cloud Hotelsoftware auszudrucken, folgen Sie bitte diesen Schritten:
1. **Navigieren Sie zum Belegungsplan**: Gehen Sie in Ihrem System zum Belegungsplan, wo Sie eine
Übersicht über alle Anreisen, Abreisen und Gäste im Haus finden.
2. **Filtern Sie die Anreiseliste**: Nutzen Sie die Filteroptionen, um die Liste auf die Anreisen zu
beschränken. Dies hilft Ihnen, nur die relevanten Informationen anzuzeigen.
3. **Drucken der Liste**: Sobald Sie die Anreiseliste gefiltert haben, können Sie die Druckfunktion Ihres
Systems verwenden, um die Liste auszudrucken. Dies erfolgt in der Regel über eine Druckoption im Menü
oder durch einen Druckbutton auf der Seite.
Bitte beachten Sie, dass die Housekeepingliste spaltenweise aufgeteilt ist und nach Gäste im Haus, Anreisen
und Abreisen gegliedert ist. Eine separate Druckmöglichkeit der Housekeepingliste auf den
Anreise/Bleibestatus ist nicht möglich. |
Um die Anreiseliste in der SoftTec Cloud Hotelsoftware auszudrucken, folgen Sie bitte diesen Schritten:
1. **Navigieren Sie zum Punkt Reporting**:
2. **Rufen Sie die Anreiseliste auf**:
3. **Drucken der Liste**: Sobald Sie die Anreiseliste erzeugt haben, können Sie die Druckfunktion Ihres
Systems verwenden, um die Liste auszudrucken. Dies erfolgt in der Regel über eine Druckoption im Menü
oder durch einen Druckbutton auf der Seite.
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Um eine Rechnung für ein Zimmer zu erstellen, das am selben Tag gebucht, bezogen und wieder
ausgecheckt wird, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. **Reservierungsdetailseite aufrufen:** Gehen Sie zur Reservierungsdetailseite des entsprechenden
Zimmers.
2. **Check-out durchführen:** Stellen Sie sicher, dass der Check-out im System durchgeführt wird. Dies
kann über das Widget „Check-outs“ auf dem Dashboard oder direkt auf der Reservierungsdetailseite
erfolgen.
3. **Rechnung erstellen:** Nach dem Check-out können Sie die Rechnung erstellen. Gehen Sie dazu in den
Rechnungsbereich der Reservierung.
4. **Leistungen auswählen:** Wählen Sie die Leistungen aus, die abgerechnet werden sollen. Diese können
Sie per Drag-and-Drop auf die Rechnung ziehen oder über das Menü hinzufügen.
5. **Rechnung überprüfen:** Überprüfen Sie die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
6. **Rechnung finalisieren:** Sobald alles korrekt ist, können Sie die Rechnung finalisieren und ausdrucken
oder per E-Mail versenden. |
Um eine Rechnung für ein Zimmer zu erstellen, das am selben Tag gebucht, bezogen und wieder
ausgecheckt wird, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. **Reservierungsdetailseite aufrufen:** Gehen Sie zur Reservierungsdetailseite des entsprechenden
Zimmers.
2. **Rechnung erstellen:** Gehen Sie dazu in den Rechnungsbereich der Reservierung.
3. Verbuchen Sie eine Zahlung
4. Sollte die Rechnung auf automatisierte Rechnung stehen, wird sie automatisch fakturiert. Sollte diese Funktion inaktiv sein, gehen Sie weiter zur rechnung und klicken auf Abschließen. |
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templates erstellen oder hochladen |
In der SoftTec Cloud Hotelsoftware können Sie Dokumentenvorlagen erstellen, indem Sie unter
„Einstellungen – Dokumentenverwaltung – Vorlagen – Korrespondenzen“ neue Vorlagen anlegen. Dort können
Sie die Textinhalte mit Formatierungsmöglichkeiten hinterlegen und Seriendruckfelder zuweisen.
Ein direktes Hochladen von Vorlagen ist in der Software nicht vorgesehen. Sie können jedoch die Vorlagen
im System selbst erstellen und anpassen. |
In der SoftTec Cloud Hotelsoftware können Sie Dokumentenvorlagen erstellen, indem Sie unter
„Einstellungen – Dokumentenverwaltung – Vorlagen – Korrespondenzen“ neue Vorlagen anlegen. Dort können
Sie die Textinhalte mit Formatierungsmöglichkeiten hinterlegen und Seriendruckfelder zuweisen.
Sie können dort auch html Texte einfügen. |
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Debitor ausbuche |
Um einen Debitor auszubuchen, müssen Sie die Zahlung im System korrekt verarbeiten. Hier sind die
Schritte, die Sie befolgen können:
1. **Zahlungseingang prüfen:** Stellen Sie sicher, dass der Zahlungseingang korrekt im System erfasst
wurde.
2. **Debitorenübersicht:** Gehen Sie zu „Finanzen“ und dann zu „Debitor Zahlungen“. Hier sehen Sie alle
durchgeführten Rechnungen, die über Filter eingestellt sind, und können diese bearbeiten.
3. **Zahlung bearbeiten:** Öffnen Sie die entsprechende Rechnung und klappen Sie den Bereich
„Zahlungen“ auf.
4. **Rückerstattung veranlassen:** Nutzen Sie das Dreipunktmenü rechts neben der Summe der jeweiligen
Zahlung, um eine Rückerstattung zu veranlassen. Dies bucht die Zahlung entsprechend gegen.
5. **Saldo ausgleichen:** Anschließend können Sie den offenen Saldo mit einer geänderten Zahlart erneut
tätigen.
Bitte beachten Sie, dass bei Unklarheiten oder spezifischen Buchhaltungsfragen ein Steuerberater
konsultiert werden |
Es gibt im System keine automatische Debitorenverwaltung, die Debitoren automatisch ausbucht. Im menüpunkt Finanzen – Zahlungen können Sie aber die Übersicht der Debitorzahlungen öffnen und dort die Debitoren die überwiesen wurden manuell als bezahlt markieren. |
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wo finde ich den Gästeacount-Link ? |
Den Link zum Gästeaccount können Sie in Ihrem System unter Unterkunft – Kommunikationspräferenz –
Sicherheitseinstellungen bei booking.com einstellen. Dort können Sie unter dem Punkt „Link hinzufügen“ den
Link https://account.softtec.software/ hinzufügen. Beachten Sie, dass booking.com Links manchmal
herausfiltert. Daher wird empfohlen, zusätzlich eine Anreise-SMS an den Gast zu senden, da die
Handynummer des Gastes übermittelt wird. |
Der Gästeaccount Link finden Sie in den Reservierungsdetails im 3-Punkte Menü und können ihn von dort in die Zwischenablage kopieren. |
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kann ich über den Gästeaccount buchen und bezahlen? |
Ja, über den Gästeaccount können Ihre Gäste Buchungen verwalten und auch online bezahlen. Der
Gästeaccount bietet eine einfache und digitale Möglichkeit, Buchungen selbstständig zu organisieren. Gäste
können Änderungen vornehmen, einchecken und die Bezahlung online abwickeln. Dies erleichtert den
Buchungsprozess und bietet den Gästen mehr Flexibilität. |
Über den Gästeaccount kann per Link auf die IBE weiternavigiert werden und dort gebucht werden. Eine Bezahlfunktion ist derzeit noch nicht integriert, aber in Planung |
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wie öffne und drucke ich die Reservierungsbestätigung? |
Um die Reservierungsbestätigung zu öffnen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. **Reservierungsdetails aufrufen:** Navigieren Sie in der SoftTec Cloud Hotelsoftware zu den
Reservierungsdetails der entsprechenden Buchung.
2. **Dokumentenvorlage auswählen:** Wählen Sie die gewünschte Korrespondenzvorlage für die
Reservierungsbestätigung aus.
3. **Dokument generieren:** Erstellen Sie das Dokument, indem Sie die entsprechende Funktion in der
Software nutzen. Dies könnte ein Button oder ein Menüpunkt sein, der das Dokument generiert.
4. **Dokument öffnen:** Sobald das Dokument generiert ist, können Sie es in Ihrem Standard-PDF-Viewer
oder Textverarbeitungsprogramm |
Um die Reservierungsbestätigung zu öffnen und zu drucken, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. **Reservierungsdetails aufrufen:** Navigieren Sie in der SoftTec Cloud Hotelsoftware zu den
Reservierungsdetails der entsprechenden Buchung.
2. **Dokumentenvorlage auswählen:** Wählen Sie die gewünschte Korrespondenzvorlage für die
Reservierungsbestätigung aus.
3. **Dokument generieren:**Verschicken Sie das Dokument an sich selbst per Email
4. **Dokument öffnen:** In Ihrem Posteingang könnne Sie die Email öffnen und ausdrucken |
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wo kann ich den automatischen check out ausschalten |
Um den automatischen Check-out in der SoftTec Cloud Hotelsoftware zu deaktivieren, müssen Sie die
entsprechenden Einstellungen im System anpassen. Diese finden Sie in den Einstellungen unter dem
Bereich für Check-out-Optionen. Dort können Sie die Automatisierungseinstellungen ändern oder
deaktivieren. Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, empfehle ich, sich an das interne Support-Team zu
wenden. |
Der automatische Checkout kann in den Tagesabschlusseinstellungen unter Einstellungen – Finanzen – Tagesabschluss deaktiviert werden. |
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wie speichere ich Kreditkartendaten in der gastdatei |
Um Kreditkartendaten in der Gastkartei der SoftTec Cloud Hotelsoftware zu speichern, folgen Sie diesen
Schritten:
1. **Öffnen der Gastkartei**: Navigieren Sie zur entsprechenden Gastkartei, in der Sie die Kreditkartendaten
speichern möchten.
2. **Kreditkartendaten eingeben**: Suchen Sie nach dem Bereich für Zahlungsinformationen oder
Kreditkartendaten. Hier können Sie die erforderlichen Kreditkartendetails eingeben.
3. **Speichern der Daten**: Stellen |
Kreditkartendaten könnne derzeit nur in einer reservierung eingegeben werden und nicht in der Gstkartei. Allerdings können Sie in der Reservierung definieren dass die Kreditkarte auch für künftige Aufenthalte gespeichert werden soll. |
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wie kann ich sehen welche Raten online buchbar sind? |
In der SoftTec Cloud Hotelsoftware können Sie die online buchbaren Raten in den Einstellungen unter
„Preise – Raten“ konfigurieren. Dort können Sie festlegen, welche Raten online verfügbar sein sollen. Bitte
überprüfen Sie die entsprechenden Einstellungen, um sicherzustellen, dass die gewünschten Raten korrekt
freigegeben sind. |
Sie können in den IBE Einstellungen die online buchbaren Raten freigeben. |
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wie lege ich raten an, die online nicht buchbar sind? |
Um Raten anzulegen, die online nicht buchbar sind, gehen Sie in der SoftTec Cloud Hotelsoftware zu den
Einstellungen unter „Preise – Raten“. Dort können Sie neue Raten erstellen und festlegen, dass diese nicht
online buchbar sind. Achten Sie darauf, die Option für die Online-Buchbarkeit zu deaktivieren, um
sicherzustellen, dass diese Raten nur intern genutzt werden können. |
Grundsätzlich wird eine Rate intern angelegt. Sie können in den IBE Einstellungen die Raten für die Onlinebuchung freigeben. |
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wie kann ich ein Zimmer vor Abreisetag ausgechecken |
Um ein Zimmer vor dem Abreisetag auszuchecken, bietet die SoftTec Cloud Hotelsoftware verschiedene
Möglichkeiten:
1. **Über das Dashboard:** Nutzen Sie das Widget „Check-outs“. Klicken Sie auf den Pfeil in der Zeile des
Zimmers, das ausgecheckt werden soll. Das System leitet Sie dann zur Abrechnung, falls das zugehörige
Rechnungskonto noch nicht abgerechnet wurde.
2. **Reservierungsdetailseite:** Am Abreisetag wird im linken Bereich der Zimmerdaten der Status „Zum
Check-out bereit“ angezeigt. Klicken Sie auf diesen Bereich, um den Check-out durchzuführen.
3. **Reservierungsstatus:** Sie können den Status auch mit der Funktion „Reservierungsstatus“ ändern. |
Um ein Zimmer vor dem Abreisetag auszuchecken, müssen Sie das Abreisedatum nach vorne ändern. Ein Checkout kann nur am Abreisetag selbst erfoglen. |
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Out of Service |
Out of Service (OoS) |
Eine Out of Service Funktion gibt es in der Hotelsoftware nicht. Hierfür können Sie gerne die Out of Order Funktion nutzen. |
