Produkte_SoftTec_Cloud_Hotelsoftware_Funktionsumfang

Funktionen

Funktion- und Modulumfang

Hier sehen Sie den exakten und aktuellen Funktionsumfang des Kernsystems sowie der Module.

Wir entwickelt die Cloud Lösung ständig weiter, sodass sich auch der Funktionsumfang stetig erweitert.
Das ist unser Anspruch, Ihnen alle gängigen Funktionen einer modernen Hotelsoftware zu bieten.

Allgemeine Highlights

Schneller Hotelwechsel

Intuitive Menüführung

Schnellzugriff Menü

Intuitives Dashboard

Loginseite

Das System basiert auf einem zentralen Anmeldeprozess basierend auf E-Mail und persönlichem Passwort mit „Passwort vergessen“-Funktion.

Dashboard

Auf dem kundenspezifisch konfigurierbaren Dashboard können verschiedenste Informationen wie anstehende Check-Ins/Check-Outs oder Auswertungen angezeigt werden.

Übersicht über anstehende Checkins mit direkter Checkin-Möglichkeit
Übersicht über anstehende Checkouts mit direkter Checkout-Möglichkeit
Übersicht über aktuelle Stayovers mit direktem Zugriff auf die Reservierung
Individuelle Anzeige gewünschter Kennzahlen und Reports
Individuelle Anordnung der Widgets

Reservierungen | Alle Reservierungen

Unter dem Menüpunkt gibt es eine Liste aller Reservierungen, die über Filter und Zugriff eingestellt sind.

Reservierungen | Gebuchte Zimmer

Unter dem Menüpunkt gibt es eine Liste aller Reservierungen, die als jedes Zimmer einzeln dargestellt werden.

Reservierungen | Gäste im Haus

Unter dem Menüpunkt gibt es eine Liste der Reservierungen „Gäste im Haus“, die über Filter und Zugriff eingestellt sind.

Reservierungen | Anreisende Gäste

Unter dem Menüpunkt gibt es eine Liste der Reservierungen „Anreisende Gäste“ des aktuellen Tages, die über Filter und Zugriff eingestellt sind.

Reservierungen | Abreisende Gäste

Unter dem Menüpunkt gibt es eine Liste der Reservierungen „Abreisende Gäste“ des aktuellen Tages, die über Filter und Zugriff eingestellt sind.

Reservierungen | Abgeschlossene Reservierungen

Unter dem Menüpunkt gibt es eine Liste der Reservierungen „Liste aller abgeschlossenen Reservierungen„, die über Filter und Zugriff eingestellt sind.

Reservierungen | Stornierungen

Unter dem Menüpunkt gibt es eine Liste aller stornierten Reservierungen, die über Filter und Zugriff eingestellt sind.

Reservierungen | No Shows

Unter dem Menüpunkt gibt es eine Liste aller nicht angereisten Reservierungen, die über Filter und Zugriff eingestellt sind.

Reservierungen | Angebote

Unter dem Menüpunkt gibt es eine Liste aller Angebote, die über Filter und Zugriff eingestellt sind und den Status „Angebot“ enthalten.

Reservierungen | Out-of-Order

Unter dem Menüpunkt Reservierungen „Out of Order„, wird die Übersicht von gesperrten Zimmern definiert dargestellt.

Belegungsplan

Ein graphischer Belegungsplan stellt Buchungen anschaulich und übersichtlich mit Direktzugriff auf die entsprechende Reservierung dar. 

Schnellauswahlbutton von Vorjahr bis übernächstes Jahr
Schnellauswahlbutton des Monats
Schnellwechselbutton zwischen 14-Tage und Monatsansich
Datumsauswahl über intuitiven Kalender
Schnellauswahlbutton zum aktuellen Tag
Einstellbare Zeilenhöhe
Einstellbare Schriftgröße
Anzeige der Kalenderwochen
Anzeige des Zimmerstatus über Farbcode
Änderung des Zimmerstatus
Filterfunktion auf Kategoriebene
Umfangreiche Mouseoverfunktionen mit Informationen über die Reservierung
Rechtsklickfunktionen bei den Reservierungen für schnelle Bearbeitung
Verschieben von Buchungen direkt im Belegungsplan
Buchungsanlage per Klicken und Ziehen

Kategoriespiegel

Der Kategoriespiegel im PMS kann neben der Verfügbarkeits- und Auslastungsübersicht auch zum Reservieren verwendet werden. 

Schnellauswahlbutton von Vorjahr bis übernächstes Jahr
Schnellauswahlbutton des Monats
Schnellwechselbutton zwischen 14-Tage und Monatsansicht
Datumsauswahl über intuitiven Kalender
Schnellauswahlbutton zum aktuellen Tag
Einstellbare Zeilenhöhe
Einstellbare Schriftgröße
Anzeige der Kalenderwochen
Anzeige pro Tag der freien Zimmer gesamt und Kategorieweise
Anzeige pro Tag der Auslastung absolut und prozentual gesamt und Kategorieweise
Buchungsanlage per Klicken und Ziehen, auch Kategorie übergreifend und mit unterschiedlichen Zeiträumen (Gruppenfunktion)

Preise & Restriktionen

Über die Preislisten- und Restriktionszuweisung wird über Zeiträume dem Haus die gültigen Einstellungen zugewiesen. 

Schnellauswahlbutton von Vorjahr bis übernächstes Jahr
Schnellauswahlbutton des Monats
Schnellwechselbutton zwischen 14-Tage und Monatsansicht
Datumsauswahl über intuitiven Kalender
Schnellauswahlbutton zum aktuellen Tag
Einstellbare Zeilenhöhe
Einstellbare Schriftgröße
Anzeige der Kalenderwochen
Frei wählbare Zuweisung von angelegten Preislisten auf Haus-/Kategorie-/Belegungsebene zum optimalen Einsatz der Yielding-Strategien per Klicken und Ziehen oder Datumseintragung
Freie Eintragung von absoluten Logispreisen auf Ratenebene pro Kategorie pro Tag
Frei wählbare Zuweisung von angelegten Restriktionslisten auf Haus-/Kategorie-/Belegungsebene zum optimalen Einsatz der Yielding-Strategien per Klicken und Ziehen oder Datumseintragung

Kontakte

Eine umfangreiche Adressverwaltung mit frei konfigurierbaren Adressfeldern und Historyübersicht zeigt alle erfassten Gästeadressen. 

Übersicht über angelegte Kontakte mit Filter- und Suchfunktionen
Viele vordefinierte Kontaktfelder
Frei anlegbare, individuelle Kontaktfelder
Verknüpfen von Kontakten
Hinterlegung von buchungsrelevanten Informationen auf Abteilungsebene
Klassifizierung von Kontakten per frei anlegbarer und zuweisbarer Tags
Umfangreiche Gasthistorie mit direktem Zugriff auf die historischen Einträge
Direkter Zugriff auf künftige Reservierungen
Upload von Dokumenten zum Kontakt

Reporting

Reports können frei konfiguriert und im Dashboard angezeigt werden. Daneben können Reports auch zum automatischen Versand in beliebigem Intervall freigegeben werden

Viele vordefinierte Listen zum Download für den Tagesbetrieb
Frei anlegbare Reporting-Widgets aus verschiedenen Kennzahlen-Berichten
Freie Anzeigeeinstellungen der Reihenfolge der Kennzahlen und des anzuzeigenden Auswertezeitraums
Freie Benennung des anzuzeigenden Widgets
Automatisierte Versendungsmöglichkeiten per E-Mail an hinterlegte Mitarbeiter mit zu definierendem Auswertezeitraum, Versandformat (csv oder pdf), Versandzeitpunkt und –Rhythmus
Frei definierbare Auswertungen mit zu definierendem Vergleichzeitraum mit Druck- oder Exportmöglichkeit

Finanzen | Kassenbuch

Das buchhalterische Kassenbuch verarbeitet automatisch alle Barzahlungen und lässt Ausgaben einbuchen. Die Kassensturzfähigkeit wird mit dem integrierten Zählprotokoll abgerundet.

Frei anlegbare Kassenbücher
Automatisiertes Verbuchen von Barzahlungen mit möglicher Auswahl des zu bebuchenden Kassenbuchs
Verbuchungsmöglichkeit von Ausgaben
Frei anlegbare Ausgabenkategorien
Zählprotokoll zum Kassenbuchabschluss bzw. Kontrolle
Anzeige Anfangs-/Endbestand und Bestandsveränderung über frei definierbaren Zeitraum

Finanzen | Rechnungen

Unter Finanzen sind alle angelegten und abgeschlossenen Rechnung, die über Filter eingestellt sind, sichtbar und können bearbeitet werden.

Anzeige aller angelegten und abgeschlossenen Rechnungen
Sortierung und Filterung der Datensätze
Download bereits abgeschlossener Rechnungen
Direkte Stornierungsmöglichkeit von abgeschlossenen Rechnungen mit direkter Erstellung der Stornorechnung und Aufbuchung der stornierten Leistung auf eine neue Rechnung zur Nachbearbeitung

Finanzen | Zahlungen | Alle Zahlungen

Unter Finanzen „Alle Zahlungen“ sind alle durchgeführten Rechnung, die über Filter eingestellt sind, sichtbar und können bearbeitet werden.

Finanzen | Zahlungen | SoftTec Pay Zahlungen

Unter Finanzen „SoftTec Pay Zahlungen“ sind alle durchgeführten Rechnung, die über Filter eingestellt sind, sichtbar und können bearbeitet werden.

Finanzen | Zahlungen | Debitor Zahlungen

Unter Finanzen „Debitor Zahlungen“ sind alle durchgeführten Rechnung, die über Filter eingestellt sind, sichtbar und können bearbeitet werden.

Heizkörpersteuerung

Übersicht über angeschlossene Heizkörperthermostate mit Regelungs- und Einstellmöglichkeiten .

Einstellungen | Stammdaten | Hoteldaten

Der komplette Hotelbetrieb wird mit zentralen Hotelstammdaten gepflegt.

Einstellungen | Stammdaten | Hotelabteilungen

Im System können beliebig viele Abteilungen angelegt werden, auf die z.B. Infos hinterlegt werden können bzw. Traces definiert werden. 

Einstellungen | Stammdaten | Rollen

Über die Rollen werden die Rechte definiert, die dann Mitarbeitern zugewiesen werden. 

Einstellungen | Stammdaten | Personaldaten

Mitarbeitende können im System frei angelegt werden inkl. Definition der Zugänge zum System.

Einstellungen | Stammdaten | Ausstattungsmerkmal

Im System können dem Haus Ausstattungsmerkmale zugewiesen werden, um diese bei den Kategorien und Zimmern anzuzeigen. 

Einstellungen | Stammdaten | Zimmerkategorien

Das System basiert auf Kategorien und Zimmern, die bebucht werden. Die zentral angelegten Daten gelten sowohl für das PMS als auch Kiosk oder IBE und werden über den als Modul integrierbaren Channelmanager mit Fremdsystemen gemapped.

Anlage der Zimmerkategorien mit Bezeichnung, Kürzel und Kategorieart
Definition der Belegungsmöglichkeiten
Zuweisung von Ausstattungsmerkmalen
Upload von Bildern
Hinterlegung von Beschreibungstexten
Hinterlegung von Beschreibungstexten

Einstellungen | Stammdaten | Zimmer

Die Zimmer sind die vermieteten Einheiten die aus den Kategorien gebildet werden.

Anlage der Zimmer mit Nummer und Name
Kopiermöglichkeit zur Schnellanlage von Zimmern
Definition der Reihenfolge/Rang
Hinterlegung einer zeitlichen Gültigkeit (z.B. für künftige Zimmer bzw. vergangene Zimmer)
Zuweisung zu einer Kategorie mit Übernahme der Kategorieinformationen
Zuweisung von Häuern/Objekten
Zuweisung einer Etage
Anpassungsmöglichkeit der Kategorieinformationen auf Zimmerebene
Upload von Bildern
Hinterlegung von Beschreibungstexten
Hinterlegung interner Verkaufstexte
Definition als virtuelles Zimmer (Suitenfunktion)

Einstellungen | Stammdaten | Zimmerstatus

Im System lassen sich beliebig viele Zimmerstatus definieren. 

Einstellungen | Preissystem | Kinderstufen

Kinderstufen lassen sich altersmäßig frei anlegen. Zudem kann pro Stufe definiert werden, in welcher Bettenart (Babybett, Bett der Eltern, Zustellbett, reguläres Bett) die jeweilige Stufe übernachten darf. Auf jede Bettenart kann ein Preis zugewiesen werden.

Einstellungen | Preissystem | Warengruppen

Warengruppen sind den Artikeln übergeordnete Gruppierungen u.a. zu Auswertezwecken.

Einstellungen | Preissystem | Rechnungsgruppierung

Die Rechnungsgruppierung dient zum Zusammenfassen von Leistungen auf der Rechnung.

Einstellungen | Preissystem | Artikel

Die umfangreiche Artikelanlage bietet Funktionen wie z.B. zeit- oder altersgesteuerte Artikelpreise, Bilder, Beschreibungstexte oder Schnellbuchungsoptionen.

Frei anlegbare Artikel mit frei definierbaren Nummern und Namen
Kopiermöglichkeit zur Schnellanlage
Zuweisung von Artikelart und Buchungsrhythmus
Zuweisung von Warengruppe, Rechnungsgruppierung, Mehrwertsteuersatz
Hinterlegung von buchhalterischen Kontonummern und Kostenstellen
Hinterlegung der Verkaufspreise
Zuweisung frei definierbarer Verpflegungslisten
Definition von Schnellbuchungsintervallen
Einschränkungsmöglichkeit für Kategorien
Hinterlegung begrenzter Gültigkeitszeiträume
Preisanpassung für Kinderstufen
Zeitliche Preisanpassungsmöglichkeiten
Zuweisung von Traces
Upload von Bildern
Hinterlegung von Beschreibungstexten
Hinterlegung interner Verkaufstexte

Einstellungen | Preissystem | Ausgabenartikel

Zum Bebuchen des Kassenbuchs dienen Ausgabenartikel, die kontiert werden können.

Frei anlegbare Artikel mit frei definierbaren Nummern und Namen
Kopiermöglichkeit zur Schnellanlage
Hinterlegung von buchhalterischen Kontonummern und Kostenstellen
Hinterlegung der Preise
Zuweisung von Warengruppe, Mehrwertsteuersatz

Einstellungen | Preissystem | Zahlarten

Neben den bereits vordefinierten Zahlarten können beliebig viele eigene Zahlarten angelegt werden.

Aktivierung/Deaktivierung vordefinierter Zahlarten bar, Debitor, Überweisung, SoftTec Pay (Token, Terminal und E-Commerce), Erstattung, Gutschrift
Freie Anlage weiterer Zahlarten mit hinterlegbarem Icon
Hinterlegbare buchhalterische Kontonummer
Gruppierung von Zahlarten

Einstellungen | Preissystem | Stornobedingungen

Frei definierbare Stornobedingungen legen die Grundlage für eine mögliche umfangreiche Ratenstruktur des Hotels.

Einstellungen | Preissystem | Raten

Raten können flexibel gesteuert und zu externen Systemen gemapped werden und bilden die Grundlage für die Preisfindung des Hotels.

Frei anlegbare Raten mit Namen, Kürzel, Darstellungsfarbe
Kopiermöglichkeit zur Schnellanlage
Einschränkung der Gültigkeit auf Zeitraum
Buchungseinschränkungen auf Zeitraum zwischen Buchung und Anreise
Zuweisung angelegter Stornobedingungen
Definition der Buchungsgarantie
Beschreibung der Rate

Einstellungen | Preissystem | Pakete

Unter Pakete können sowohl flexible als auch fix definierte oder Monatsarrangements sowie Leistungspakete abgebildet werden.

Frei anlegbare Pakete mit frei definierbaren Nummern und Namen
Kopiermöglichkeit zur Schnellanlage
Anlage von Übernachtungs- oder Leistungspaketen
Anlage von flexiblen oder zeitlich fest definierten Paketen
Anlage von Monatspauschalen
Freie Definition der Paketinhalte mit beinhalteten Preisen der Einzelleistungen
Einschränkungsmöglichkeit auf Kinderstufen
Einschränkungsmöglichkeit der Anreisetage für feste Pakete
Einschränkungsmöglichkeit für Kategorien
Hinterlegung begrenzter Gültigkeitszeiträume mit jährlicher Wiederholungsmöglichkeit
Einschränkungsmöglichkeit der Raten
Zuweisung von Traces
Upload von Bildern
Hinterlegung von Beschreibungstexten
Hinterlegung interner Verkaufstexte

Einstellungen | Preissystem | Restriktionen

Umfangreiche Restriktionsregeln erlauben unterschiedliche Steuerungen der angeschlossen Sources, wie z.B. unterschiedliches Restriktionshandling bei OTAs im Vergleich zu Direktbuchungen.

Anlage von Restriktionslisten mit Namen, Kürzel, Darstellungsfarbe
Hinterlegung eines Beschreibungstextes
Definition der Restriktionen aus Mindestaufenthalt
Definition der Restriktionen aus Maximalaufenthalt
Definition der Restriktionen aus Gesperrt zur Anreise (CTA)
Definition der Restriktionen aus Gesperrt zur Abreise (CTD)
Definition der Restriktionen aus Gesperrt zur Buchung
Definition der Restriktionen aus Vorausbuchungsfrist
Kombination mehrerer Restriktionen
Einschränkung von Restriktionen auf Sourcecode

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