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SoftTec Whistleblow

Digitales Hinweisgebersystem

Gemäß der Whistleblower-Richtlinie 2019/1937 der Europäischen Union und dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden, des öffentlichen Sektors sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohner:innen gesetzlich verpflichtet, ein anonymes Hinweisgebersystem anzubieten.

Dieses Hinweisgebersystem muss es ermöglichen, anonym Missstände bzw. Gesetzesverstöße zu melden – ganz ohne Angst vor Folgen. Mit unserer Whistleblower Software sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite!

Erfahren Sie, wie auch Sie Ihr Unternehmen schützen und das Vertrauen Ihres Teams fördern.

SoftTec Whistleblow ist konform mit ISO37002 und datenschutzkonform.

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Whistleblow Preise

Für wen ist ein Whistleblower System verpflichtend?

Unternehmen ab

50

Mitarbeitenden
ab 17.12.2023

Unternehmen ab

250

Mitarbeitenden
seit 02.07.2023

Städte, Kommunen ab

10.000

Einwohner:innen
seit 02.07.2023

Öffentlicher

Sektor

unabhängig von Größe
seit 02.07.2023

Alle Vorteile auf einen Blick

Der Ablauf

Fehlverhalten bzw. Missstand wird beobachtet: z.B. Mobbing, Korruption, Diskriminierung, ...

1. Vorfall

Die hinweisgebende Person meldet den Vorfall über das Whistleblow System. Dann erhält sie ein anonymes Postfach inklusive Zugangsdaten. Fotos, Sprachnachrichten und weitere Dateien können mit hochgeladen werden.

2. Meldung

Die verschlüsselte Meldung geht bei einer bzw. einem Compliance Mitarbeitenden ein. Innerhalb von 7 Tagen erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung.

3. Eingang

Erstprüfung durch eine:n Compliance Mitarbeitenden und anonymer Dialog mit der hinweisgebenden Person. Rückmeldung über das weitere Vorgehen innerhalb von drei Monaten.

4. Bearbeitung

Der hinweisgebenden Person wird ein Entscheidungsvorschlag zu den Maßnahmen unterbreitet und sie wird über das weitere Vorgehen informiert.

5. Entscheidung

Rückmeldung an die hinweisgebende Person und DSGVO-konforme Dokumentation.

6. Abschluss

Übersicht Benutzer:inn

Loginbereich

Dashboard

Fallübersicht

Benutzer:innen

Einstellungen

Hilfe (FAQ)

Was passiert nachdem ich einen Hinweis gegeben habe?

Mit anonymen Angaben

Erhaltung der Zugangsdaten

Unmittelbar nach dem Hinweis erhalten Sie Zugangdaten, die ganz einfach kopiert und notiert werden.

Anonymer Login

Über Ihren notierten Link und Ihr eigen vergebenes Passwort gelangen Sie auf die Übersichtseite.

Bearbeitungsstand kontrollieren

In der Fallansicht sehen Sie, wenn Rückfragen gestellt werden und können diese beantworten.

Fall abgeschlossen

Der Fall wird innerhalb 90 Tagen bearbeitet und nach Aufklärung abgeschlossen

Mit persönlichen Angaben

Persönliche Dateneingabe

Nach dem Hinweis können Sie auswählen ob anonym oder mit Daten weiterverfahren wird.

Erhaltung der Zugangsdaten

Unmittelbar nach dem Hinweis erhalten Sie Zugangdaten, die ganz einfach kopiert und notiert werden.

Login über E-Mail Link

Login ist jetzt über die persönliche E-Mail Adresse und den verschlüsselten Zugangsdaten möglich.

Bearbeitungsstand kontrollieren

In der Fallansicht sehen Sie, wenn Rückfragen gestellt werden und können diese beantworten.

Was ist hinweisgebenden Personen besonders wichtig?

Quelle: Europäische Kommission auf der Grundlage einer Umfrage von ICF Consulting Services Limited.

Schutz vor Lohnminderung
Vertraulichkeit der Daten
Schutz vor Belästigung

Fragen und Antworten

Warum gibt es das Hinweisgebersystem?

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz soll der bislang lückenhafte und unzureichende Schutz von hinweisgebenden Personen ausgebaut werden. Das HinSchG ist die deutsche Umsetzung der EU Whistleblower-Richtlinie (2019/1937), die erstmals EU-weit einen standardisierten Schutz festlegt.

Das Hinweisgeberschutzgesetz verbietet jegliche Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Hinweisgebenden.

Wer wird vom Schutz des Gesetztes umfasst?

  • Hinweisgebende Personen
  • Personen, die Gegenstand der Meldung sind
  • Sonstige Personen, die von einer Meldung betroffen werden

Welche Unternehmen müssen eine Meldestelle einrichten?

  • Juristische Personen des Privatrechts und des öffentl. Rechts
  • rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen
  • Anstalten, wie die Landesrundfunkanstalten
  • öffentlich-rechtliche Stiftungen
  • die evangelische und katholische Kirche mit  Kirchengemeinden
  • sonstige gemäß Artikel 140 GG, Artikel 137 Absatz 5 der Weimarer Reichsverfassung als Körperschaften des öffentlichen Rechts oder nach entsprechenden Bestimmungen des Landesrechts anerkannte oder als Vereine des BGB konstituierte Kirchen 
  • sonstige Religionsgemeinschaften
     

Mit dem HinSchG gilt eine gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines Hinweisgeberverfahrens

  • für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitende sofort nach Inkrafttreten des Gesetzes, also ab dem 02. Juli  2023
  • für kleinere Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitende (und bis 249 Mitarbeitende) ab dem 17. Dezember 2023

Was ist zu befürchten, sollte ein Unternehmen das Hinweisgebersystem nicht nutzen?

  • Wenn betroffene Unternehmen und Vereine die gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle nicht umsetzen, besteht die Gefahr eines Bußgeldverfahrens. Es empfiehlt sich deshalb, rechtzeitig ein System einzusetzen.

Was ist bei einem digitalen Hinweisgebersystem besonders wichtig?

  • Von besonderer Bedeutung ist der Schutz der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Personen. Ebenso umfasst dies die Person, die von der Meldung betroffen ist. Daten werden nur in Ausnahmefällen herausgegeben, etwa in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden. Außerdem ist Voraussetzung, die Daten vertraulich und verschlüsselt in einem IT-Hinweisgebersystem zu übermitteln und zu behandeln. IP-Adressen dürfen nicht identifiziert und gespeichert werden. Diese Voraussetzungen erfüllt SoftTec Whistleblow selbstverständlich.

Sind die Daten in SoftTec Whistleblow sicher?

  • Ja! Ihre Daten werden gemäß der Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung verarbeitet. Zudem ist unser System konform mit ISO 37002.

Muss ich SoftTec Whistleblow herunterladen oder eine extra Software installieren?

  • Nein. SoftTec Whistleblow ist eine Cloud-Lösung und erfodert keine Installation. Das Hinweisgebersystem ist nach Registrierung direkt einsatzbereit.

Wie läuft die Implementierung der SoftTec Whistleblow Software?

  • Sollten Sie die Test-Version nutzen, können Sie innerhalb von 14 Tagen unkompliziert über Ihren bereits bestehenden Nutzerbereich die Lizenz erwerben und Ihre Version weiter fortführen.

    Sie starten völlig neu? Geben Sie ganz einfach Ihre Unternehmensdaten ein und füllen Sie Ihren Whistleblower Nutzerbereich mit den notwendigen Daten. Folgen Sie  dazu der Anleitung nach der Registrierung.

Gibt es Folgen bei einer Falschmeldung?

  • Eine falsche Verdächtigung im Rahmen einer Meldung kann weitreichende Folgen haben. Ein Schutz für hinweisgebende Personen besteht dann nicht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Weitergabe von falschen Informationen handelt. In diesem Fall wäre die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens nach §38 HinSchG-E verpflichtet. Dies gilt nicht, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgehen konnte, dass der Hinweis zutrifft und korrekt ist.

Wann muss ein Hinweis bestätigt werden?

  • Ein Hinweis muss spätestens nach 7 Tagen bestätigt werden.

Wie erhalte ich eine Bestätigung?

  • Wird ein Hinweis anonym gegeben, so kann man sich im Anschluss mit dem Benutzernamen und dem selbst gewählten Passwort anmelden und den Status einsehen. Wurde der Hinweis unter Angabe von Kontaktdaten gemeldet, erhält man eine Benachrichtigung per E-Mail.

In welchem Zeitraum muss der Hinweis bearbeitet werden?

  • Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person muss innerhalb von 3 Monaten (90 Tage) nach Eingang des Hinweises erfolgen.

Was genau muss die Rückmeldung enthalten?

  • Die Rückmeldung an die hinweisgebende Person soll folgendes beinhalten: 

    • die Mitteilung geplanter Maßnahmen
    • die Mitteilung bereits ergriffener Maßnahmen
    • Gründe für die genannten Maßnahmen

Müssen die Hinweisfälle dokumentiert und gespeichert werden?

  • Ja! Die Hinweise sind unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes zu dokumentieren und zu speichern. Diese Dokumentation ist zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.

Jetzt unverbindlich anfragen!

Schicken Sie uns eine Anfrage mit Ihren Kontaktdaten. Wir werden uns zeitnah bei Ihnen melden.

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