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Hinweisgebersystem

Die sichere Whistleblower-Software

SoftTec Whistleblow

Digitales Hinweisgebersystem

Gemäß der Whistleblower-Richtlinie 2019/1937 der Europäischen Union und dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden, des öffentlichen Sektors sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohner:innen gesetzlich verpflichtet, ein Hinweisgebersystem anzubieten.

Mit unserer Whistleblower Software sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite!

SoftTec Whistleblow ist konform mit ISO37002 und datenschutzkonform.

Alle Vorteile im Überblick

Simple Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis

Server in Deutschland 100% DSGVO-konform

Cloud-Lösung direkt einsatzbereit

Vermeidung von finanziellen Einbußen

Für wen ist ein Whistleblow System verpflichtend?

Unternehmen ab 

50

Städte, Kommunen ab

10.000

Unternehmen im

öffentl. Sektor

Funktionen und Highlights

Cloud-Lösung

Anonymität & Schutz der Identität

Mehrsprachigkeit

Dashboard, Checklisten, Kategorien u.v.m

Verwaltung von Zugriffsrechten

E-Mail Benachrichtigungen

Backend Hinweisgebersystem

So leicht können Hinweise gegeben werden:

Fehlverhalten bzw. Missstand wird beobachtet: z.B. Mobbing, Korruption, Diskriminierung..

1. Vorfall

Die hinweisgebende Person meldet den Vorfall über das Whistleblow System. Dann erhält sie ein anonymes Postfach inklusive Zugangsdaten. Fotos, Sprachnachrichten und weitere Dateien können mit hochgeladen werden.

2. Meldung

Die verschlüsselte Meldung geht bei einer bzw. einem Compliance Mitarbeitenden ein. Innerhalb von 7 Tagen erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung.

3. Eingang

Erstprüfung durch eine:n Compliance Mitarbeitenden und anonymer Dialog mit der hinweisgebenden Person. Rückmeldung über das weitere Vorgehen innerhalb von drei Monaten.

4. Bearbeitung

Der hinweisgebenden Person wird ein Entscheidungsvorschlag zu den Maßnahmen unterbreitet und sie wird über das weitere Vorgehen informiert.

5. Entscheidung

Rückmeldung an die hinweisgebende Person und DSGVO-konforme Dokumentation.

6. Abschluss
Ombudsperson Kummerkasten Telefon E-Mail SoftTec Whistleblow
Rund-um-die Uhr erreichbar
Preis-Leistungs-Verhältnis /
Kosten
Kostenintensiv
Kostenintensiv & zeitaufwendig
Kostenintensiv & zeitaufwendig
Relativ kostengünstig
Kostengünstig und unkompliziert
Automatisierte Speicherung der Kommunikation
Wechselseitige Kommunikation
Teilweise schwierig und nicht zu 100% anonymisierbar
Teilweise schwierig und nicht zu 100% anonymisierbar
Teilweise schwierig und nicht zu 100% anonymisierbar
Teilweise schwierig und nicht zu 100% anonymisierbar
Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis

Für nur 29 € / Monat unabhängig von der Mitarbeitenden-Anzahl

Kinderleicht das Gesetz erfüllen

Von uns erhalten Sie die nötige digitale Infrastruktur

Eigene Fallbearbeitung

Eigene Erstellung von Status-Dokumentationen

Laptop und Smartphone mit dem SoftTec Whistleblow Hinweisgebersystem
Warum gibt es das Hinweisgebersystem?

Immer wieder erkennen Mitarbeitende oder andere Stakeholder Missstände in Unternehmen, wie z.B. Diskriminierung am Arbeitsplatz, Betrug oder Wettbewerbsverstöße und wissen dann nicht, an wen sie sich wenden sollen bzw. ob sie diese Fälle überhaupt melden. Ein Grund ist die Unwissenheit darüber, wer als richtige Ansprechperson fungiert. Eine weitere Ursache ist die Angst vor Konsequenzen und die Hürde, Probleme offen anzusprechen.

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz soll der bislang lückenhafte und unzureichende Schutz von den hinweisgebenden Personen ausgebaut werden. Das HinSchG ist die deutsche Umsetzung der EU Whistleblower-Richtlinie (2019/1937), die erstmals EU-weit einen standardisierten Schutz festlegt.

Wer wird vom Schutz des Gesetztes umfasst?
  • Juristische Personen des Privatrechts und des öffentl. Rechts
  • rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen
    Anstalten, wie die Landesrundfunkanstalten
  • öffentlich-rechtliche Stiftungen
  • die evangelische und katholische Kirche mit Kirchengemeinden
  • sonstige gemäß Artikel 140 GG, Artikel 137 Absatz 5 der Weimarer Reichsverfassung als Körperschaften des öffentlichen Rechts oder nach entsprechenden Bestimmungen des Landesrechts anerkannte oder als Vereine des BGB konstituierte Kirchen
  • sonstige Religionsgemeinschaften


Mit dem HinSchG gilt eine gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines Hinweisgeberverfahrens für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitende seit dem 17. Dezember 2023

Welche Unternehmen müssen eine Meldestelle einrichten?
  • Juristische Personen des Privatrechts und des öffentl. Rechts
  • rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen
  • Anstalten, wie die Landesrundfunkanstalten
  • öffentlich-rechtliche Stiftungen
  • die evangelische und katholische Kirche mit Kirchengemeinden
  • sonstige gemäß Artikel 140 GG, Artikel 137 Absatz 5 der Weimarer Reichsverfassung als Körperschaften des öffentlichen Rechts oder nach entsprechenden Bestimmungen des Landesrechts anerkannte oder als Vereine des BGB konstituierte Kirchen
  • sonstige Religionsgemeinschaften


Mit dem HinSchG gilt eine gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines Hinweisgeberverfahrens für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitende seit dem 17. Dezember 2023.

Was ist zu befürchten, sollte ein Unternehmen das Hinweisgebersystem nicht nutzen?

Wenn betroffene Unternehmen und Vereine die gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle nicht umsetzen, besteht die Gefahr eines Bußgeldverfahrens. Es empfiehlt sich deshalb, rechtzeitig ein System einzusetzen.

Was ist bei einem digitalen Hinweisgebersystem besonders wichtig?

Von besonderer Bedeutung ist der Schutz der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Personen. Ebenso umfasst dies die Person, die von der Meldung betroffen ist. Daten werden nur in Ausnahmefällen herausgegeben, etwa in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden. Außerdem ist Voraussetzung, die Daten vertraulich und verschlüsselt in einem IT-Hinweisgebersystem zu übermitteln und zu behandeln. IP-Adressen dürfen nicht identifiziert und gespeichert werden. Diese Voraussetzungen erfüllt SoftTec Whistleblow selbstverständlich.

Sind die Daten in SoftTec Whistleblow sicher?

Ja! Ihre Daten werden gemäß der Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung verarbeitet. Zudem ist unser System konform mit ISO 37002.

Wie läuft die Implementierung der SoftTec Whistleblow Software?

Sollten Sie die Test-Version nutzen, können Sie innerhalb von 30 Tagen unkompliziert über Ihren bereits bestehenden Nutzerbereich die Lizenz erwerben und Ihre Version weiter fortführen.

Sie starten völlig neu? Geben Sie ganz einfach Ihre Unternehmensdaten ein und füllen Sie Ihren Whistleblower Nutzerbereich mit den notwendigen Daten. Folgen Sie dazu der Anleitung nach der Registrierung.

Gibt es Folgen bei einer Falschmeldung?

Eine falsche Verdächtigung im Rahmen einer Meldung kann weitreichende Folgen haben. Ein Schutz für hinweisgebende Personen besteht dann nicht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Weitergabe von falschen Informationen handelt. In diesem Fall wäre die hinweisgebende Person zum Ersatz des Schadens nach §38 HinSchG-E verpflichtet. Dies gilt nicht, wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgehen konnte, dass der Hinweis zutrifft und korrekt ist.

Wann muss ein Hinweis bestätigt werden?

Ein Hinweis muss spätestens nach 7 Tagen bestätigt werden.

Wie erhalte ich eine Bestätigung?

Wird ein Hinweis anonym gegeben, so kann man sich im Anschluss mit dem Benutzernamen und dem selbst gewählten Passwort anmelden und den Status einsehen. Wurde der Hinweis unter Angabe von Kontaktdaten gemeldet, erhält man eine Benachrichtigung per E-Mail.

In welchem Zeitraum muss der Hinweis bearbeitet werden?

Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person muss innerhalb von 3 Monaten (90 Tage) nach Eingang des Hinweises erfolgen.

Was genau muss die Rückmeldung enthalten?

Die Rückmeldung an die hinweisgebende Person soll folgendes beinhalten: 

  • die Mitteilung geplanter Maßnahmen
  • die Mitteilung bereits ergriffener Maßnahmen
  • Gründe für die genannten Maßnahmen
Müssen die Hinweisfälle dokumentiert und gespeichert werden?

Ja! Die Hinweise sind unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes zu dokumentieren und zu speichern. Diese Dokumentation ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.

SoftTec Mitarbeiterin Alexandra Schröder

Fragen zu SoftTec Whistleblow?

Alexandra Richter

Sie haben eine Frage oder Interesse an SoftTec Whistleblow? Gerne helfe ich Ihnen weiter! Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich direkt an.

Sie haben Interesse?

Kontaktieren Sie uns. Nach einer 30-tägigen kostenlosen Testphase entscheiden Sie, ob Sie die Whistleblow Software weiternutzen möchten. 

Sie müssen den Inhalt von reCAPTCHA laden, um das Formular abzuschicken. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten mit Drittanbietern ausgetauscht werden.

Mehr Informationen

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Mit dem Absenden des Formulars übermitteln Sie Ihre Daten an die SoftTec GmbH. Die Informationspflichten zum Datenschutz finden Sie hier.

Hotelsoftware

Mit der neuen Cloud-Hotelsoftware von SoftTec ist Ihr Hotel und Pension in den besten Händen. Unsere Erfahrung in der Hotellerie reicht bis ins Jahr 1986 zurück. Unsere Hotelsoftware ist modular aufgebaut und kann daher auf Ihre Bedürfnisse individuell angepasst werden. Ob Einzelplatz Version für kleine Hotels oder Pensionen bis hin zur Mehrplatzversion (Multiproperty-Lösung) für Hotels, große Hotels und Hotelgruppen.
Unsere Hotelsoftware ist vielfach ausgezeichnet für ein erstklassiges Preis-Leistungsverhältnis, Übersichtlichkeit und Zuverlässigkeit. Deshalb gehört die Hotelsoftware von SoftTec Hotelsoftware zu den besten Hotelsoftwarelösungen in Deutschland, Österreich und Schweiz.

Cloud Hotelsoftware mit Schnittstellen von SoftTec

Hotelsoftware Schnittstellen

Unsere Hotelsoftware ist modular. Das bedeutet für Ihr Hotel, dass es individuell konfiguriert werden kann. Die Bandbreite der Schnittstellen ist vielfältig.

Hotelsoftware Vergleich

Heute unterscheidet man zwischen einer Installation einer Hotelsoftware auf einem eigenen Server (on Property Lösung) oder einer cloudbasierten Hotelsoftware, welche ausschließlich über einen Login über das Internet mit Hilfe eines Webbrowsers bedient wird.

1) Hotelsoftware auf dem eigenen Server (Property Installation)
Mit der Hotelsoftware von hotline haben Sie alle organisatorischen Abläufe im Blick. hotline frontoffice passt sich voll und ganz Ihren gewohnten Abläufen an. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß Ihr Betrieb ist oder wie Sie ihn bisher organisiert haben.
In über 3.500 Hotelbetrieben ist hotline frontoffice bereits erfolgreich im Einsatz. Und weil das System von Profis in enger Zusammenarbeit mit Hotelfachleuten entwickelt wurde, ist es vor allem praxisorientiert, sodass es sich auch bei Ihnen sofort einsetzen lässt – mit äußerst geringem Installations- und Schulungsaufwand.
Bunte Praxis statt graue Theorie. Ihre Mitarbeiter werden begeistert sein, wie schnell sie mit dem Programm zurechtkommen. Und vor allem, wie viel Arbeit es ihnen augenblicklich abnimmt – auch wenn Sie bisher mit anderen Systemen gearbeitet haben.
Mit uns sind Sie auf der sicheren Seite – die Hotelsoftware arbeitet datenschutzkonform nach DSGVO und ist GoBD-zertifziert.

2) Cloudbasierte Hotelsoftware über das Internet
Die Hotelsoftware hotline frontoffice ist in vollem Funktionsumfang auch als Cloud-Version erhältlich. Somit können Sie weltweit mit jedem internetfähigen Gerät mit Ihrem Hotelprogramm arbeiten.
Behalten Sie beispielsweise auch im Urlaub den kompletten Überblick mit unserer Cloud-Version. Keine hohen Einmalkosten, keine feste PC-Bindung, zusätzliche Datensicherheit & volle Kostenkontrolle!
Zur Software-Nutzung wird in Ihrem Unternehmen lediglich ein internetfähiger Computer oder Tablet mit Internetverbindung benötigt. Die Anwendung wird über den Browser gestartet und Sie bewegen sich nach dem Login auf einer Ihnen bekannten Windows-Oberfläche. Rechnungen und Reports können direkt über die lokal installierten Drucker ausgedruckt und müssen nicht erst heruntergeladen werden.
Alle Funktionen aus hotline frontoffice können bei der Cloud-Version ebenso eingesetzt werden und sind im Funktionsumfang kostenfrei enthalten.