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Anleitung Adminbereich

Selbsthilfe für Ihren Admin-Bereich des Buchungssystems und des Anfragemanagers.

Anleitung Admin-Bereich

Hilfe, Erklärungen und Tipps

Auf dieser Seite finden Sie die komplette Anleitung für das hotline Buchungssystem sowie den hotline Anfragemanager.

Im Admin-Bereich bzw. im Backend können Sie kinderleicht Daten eintragen, ändern und aktualisieren. 

blub-cases
Startseite

Auf der Startseite finden Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen des aktuellen Monats und eine kurze Statistik über den gesamten Umsatz des aktuellen Jahres.

Ebenfalls auf einen Blick: Ihre angelegten Schnellzugriffe.

Konfiguration

Allgemein

Stammdaten

Hier können Sie alle wichtigen Hotelinformationen eintragen. Der Link zu den AGB, Buchungsbedingungen o.ä. werden in anderen Einstellungen, wie beispielsweise der Buchungsbestätigung importiert. So müssen Sie die Daten nur einmal eingeben.


Anschrift des Hotels

  • Die Hotel ID wird immer von unserem Kundenservice vergeben und kann nicht von Ihnen geändert werden
  • Geben Sie beim Hotelnamen und der Adresse bitte immer die Infos an, die Ihr Gast sehen darf. Diese Daten werden mit auf die Buchungsbestätigung gedruckt
  • Der Ansprechpartner ist lediglich für den Kundenservice interessant und wird nicht an den Gast weitergegeben. An dieser Stelle bitte die Person eintragen, die vor Ort mit dem Online-Buchungssystem arbeitet
  • Wir empfehlen Ihnen immer eine zweite E-Mailadresse einzutragen, damit Sie eine Kopie der Buchungsbestätigung auf eine alternative Adresse bekommen
  • Die GPS-Daten geben Sie bitte als Dezimalgrad an. Beispiel: 47.51821, 10.28262
  • Die Links zu den AGB, Buchungsbedingungen etc. können von Ihnen optional eingestellt werden. Diese müssen dann vom Gast verpflichtend akzeptiert werden, wenn er eine Buchung tätigt.

Bilder

  • Laden Sie an dieser Stelle gerne Ihr Logo und ein Bild Ihres Hotels hoch
  • Die empfohlene Bildgröße beträgt 600x400px (Querformat)
  • Wir empfehlen Ihnen, die Bilder mit beschreibenden Bildtiteln zu versehen (bitte nicht hotel1.jpg, eher außenansicht-beispielhotel.jpg)
  • In jedem Fall achten Sie bitte darauf, dass das Format definitiv .jpg oder .png sein muss, damit es verwendet werden kann


Buchungsmaske

Allgemein

  • Diese Einstellungen betreffen die Buchungsmaske
  • Stellen Sie „Button Angebote anzeigen“ und „Button Stornierung anzeigen“ aktiv, wenn Sie wünschen, dass die Buttons „Angebote“ und „Stornierung“ auf der Buchungsmaske eingeblendet werden sollen
  • Gäste haben zudem die Möglichkeit, im Bestellvorgang den Hotel-Newsletter zu abonnieren
  • Ebenfalls können Sie hier die Funktion „Das Hotel ist nur auf Anfrage buchbar“ einstellen.

Sprachen, in denen die Buchungsmaske verfügbar ist

  • Hier können Sie auswählen, in welchen Sprachen Sie die Buchungsmaske sowie de Beschreibungen (z.B. Kategorien, Zusatzoptionen, Angebote, Rabatte etc.) dem Gast zur Verfügung stellen möchten
  • Bitte beachten Sie, dass die jeweiligen Beschreibungen von Ihnen selbst in den ausgewählten Sprachen eingegeben werden muss. Eine automatische Übersetzung durch ein Übersetzungsprogramm findet nicht statt
  • Die Spracheingabe ist verpflichtend für alle weiteren Eingaben. Deutsch und Englisch sind Pflichtfelder und sind immer aktiv

Welche Darstellungsvariante der Buchungsmaske möchten Sie verwenden? (ab Version 5)

  • Ihnen stehen die folgenden Möglichkeiten zur Auswahl: Blau, Dunkel, Hell, Rot dunkel und Rot hell 

Wie viele Zimmer sollen in einem Buchungsvorgang maximal gebucht werden können?

  • Hier können Sie auswählen, wie viele Zimmer maximal in einem Buchungsvorgang gebucht werden können
  • Die maximale Anzahl beträgt 5 Zimmer gleichzeitig

Ab welcher verfügbaren Zimmeranzahl soll der Hinweis „Es sind nur noch … Zimmer verfügbar“ erscheinen?

  • Diese optionale Funktion dient dazu, dass Sie Ihren Gast schneller zum Buchungsabschluss bringen, sollten nur noch wenige Zimmer buchbar sein
  • Sie können dies Funktion an dieser Stelle auch deaktivieren

Welche Felder sollen für die Besteller-Adresse, Rechnungsadresse (ab Version 5) und Gastnamen sichtbar bzw. Pflichtfelder sein?

  • Aktivieren Sie die Adressfelder, die auf der Buchungsmaske angezeigt werden sollen und aktivieren Sie die gewünschten als Pflichtfelder
  • Zwingend notwendig für den Buchungsvorgang ist die E-Mailadresse
  • Die restlichen Felder sind optional
  • Bitte beachten Sie: Wenn Sie ein Feld als Pflichtfeld markieren, muss es auch gleichzeitig als  Anzeigefeld aktiviert werden. Ein Pflichtfeld, dass nicht anzeigt wird, kann vom System nicht verarbeitet werden.
  • Ab Version 5 haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Reihenfolge der Felder zu verändern

Buchungsvorgang

Hier können Sie Einstellungen treffen, die den aktiven Buchungsvorgang für den Gast beeinflussen.

Vorausbuchungsfrist

  • Diese Frist reguliert, bis wann online gebucht werden kann
  • Wir empfehlen dies Frist so weit wie möglich nach hinten zu legen, damit auch spontan noch online gebucht werden kann

Reservierungsart

  • Sie entscheiden zwischen garantierten und nicht garantierten Buchungen
  • Alle Buchungen, die der Gast tätigt, sind bindend und werden mit Ihren gültigen Stornokosten abgewickelt
  • Bei garantierten Buchungen haben Sie als Gastgeber aber die Möglichkeit, rechtzeitig einen No-Show zu verhindern
  • Wenn Sie garantierte und nicht garantiere Buchungen zulassen, können Sie entscheiden, bis zu welcher Uhrzeit Ihr Gast anreisen muss. Erscheint dieser nicht zur angegebenen Uhrzeit, können Sie das Zimmer bei einer nicht garantierten Buchung weitervermieten und müssen es nicht freihalten. Bei einem No-Show ohne Weitervermietung gelten trotzdem Ihre Stornobedingungen. Bei einer garantierten Buchung haben Sie zusätzlich noch die Kreditkartendaten oder eine Anzahlung als Sicherheit. Deshalb werden Zimmer mit Buchungsgarantie immer freigehalten, auch nach verstrichener Anreisefrist.
  • Legen Sie in diesem Bereich bitte fest, welche Kreditkarten in Ihrem Haus akzeptiert werden
  • Bitte beachten Sie: Wenn Sie hier als Sicherheit Kreditkartendaten zulassen, müssen diese nach PCI-Standard verarbeitet und verschlüsselt werden. Bitte wenden Sie sich für diese kostenpflichtige Funktion an unsere Kolleg:innen im Vertrieb (vertrieb@softtec.de), sollten Sie noch die Version 4 nutzen. Sobald eine Buchungsgarantie von Ihnen aktiviert ist, muss diese auch von Ihnen gepflegt werden. Geben Sie also eine Höhe für die Anzahlung an oder lassen Sie das PCI-Tool von unserem Kundenservice aktivieren. Ab der Version 5 ist die Schnittstelle bereits im Lizenzumfang enthalten.

Reihenfolge der Auswahl von Kategorie und Extraleistung wenn mehrere Zimmer gebucht werden sollen (ab Version 5)

  • Wählen Sie hier die gewünschte Darstellung für Buchungen von mehreren Zimmern

Welche Meldung soll bei einer Buchungsanfrage als Absage erscheinen, für Tage an denen alle Kategorien ausgebucht sind? (bis Version 4)

  • Wählen Sie aus, welche Information Ihr Gast bekommen soll, wenn er einen nicht buchbaren Zeitraum anfragt

Sortierung der Ausgabe in der Verfügbarkeitsliste, wenn die Suchabfrage mehrere Buchungsmöglichkeiten ergibt

  • Wählen Sie aus, in welcher Reihenfolge, welche Angebote angezeigt werden sollen
  • Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: das günstigste zuerst, das teuerste zuerst, keine Sortierung – zuerst Tagespreis, dann Angebote

Versand der Buchungsbestätigung

  • Wählen Sie aus, ob an den Gast oder/und an Sie (das Hotel) eine Buchungsbestätigung gesendet werden soll. Wir empfehlen, dass sowohl an Sie als auch an den Gast die Buchungsbestätigung gesendet werden
  • Ebenfalls können Sie sich die Bestätigung, die an den Gast geschickt wird, auch an Sie (das Hotel) schicken lassen
Kategorie
  • Fügen Sie neue Kategorien hinzu, indem Sie auf „+ Neue Kategorie hinzufügen“ klicken
  • Es ist jederzeit möglich, die Reihenfolge der Kategorien per Drag & Drop zu verschieben

Daten

Bezeichnung der Kategorie

  • Diese Bezeichnung wird in der Buchungsmaske Ihrem Gast angezeigt. Achten Sie hier daher auf aussagekräftige Bezeichnungen
  • Bitte pflegen Sie auch immer die verschiedenen Sprachen
  • Bitte beachten Sie, dass in diesen Texten keine Sonderzeichen (wie z.B. $§&/>< …) verwendet werden

Beschreibung der Kategorie

  • Diese Beschreibung wird in der Buchungsmaschine Ihrem Gast angezeigt, sobald er die entsprechende Sprache auswählt
  • Bitte pflegen Sie auch immer die von Ihnen eingestellten verschiedenen Sprachen
  • Sie können hier mit HTML-Befehlen arbeiten, um Absätze, Aufzählungen und fettgedruckte Schriftzüge anzeigen zu lassen.

Eigenschaften

  • Der Mapping-Code wird automatisch vom System vergeben und ist eine wichtige Information für die Schnittstellen anderer Systeme, die angeschlossen werden können
  • Des Weiteren bitten wir Sie, die Belegung der jeweiligen Kategorie zu hinterlegen. Achten Sie darauf, dass ein Zimmer nicht von einer Person gebucht werden kann, wenn die Minimalbelegung bei „2“ liegt.
  • Sollte das Buchungssystem bei Ihnen mit der hotline Hotelsoftware verknüpft sein, achten Sie bitte darauf, dass die Eingaben der Zimmerbelegung (Minimal | Standard | Maximal) mit dem Hotelprogramm übereinstimmen.
  • Bitte legen Sie in diesem Bereich die maximale Anzahl der Kinder, die zusätzlich zur maximalen Belegung im Zimmer erlaubt sind, fest.

Preisgestaltung

  • Bei der Preisgestaltung entscheiden Sie, ob Sie nach Personen abrechnen oder pro Wohneinheit = pro Stück (z.B. bei Ferienwohnungen)
  • Im aktiven Buchungsvorgang für den Gast, wird immer der Gesamtpreis für alle gebuchten Personen und Nächte angezeigt

Zimmerausstattung

  • Um Ihrem Gast eine leichtere Übersicht über alle Ausstattungsmerkmale zu ermöglichen, bitten wir sie an dieser Stelle, die Standardzimmerausstattung auszuwählen
  • Diese Informationen sind auch dann wichtig, falls Ihr Hotel an ein Portal angeschlossen wird (für weitere Informationen wenden Sie sich hierzu gerne an unser Onboarding-Team)

Verpflegungen, die im Preis bereits enthalten sind

  • Verpflegungen können erst den Kategorien zugeordnet werden, wenn Sie vorher angelegt wurden (Verpflegungen werden unter Zusatzoptionen – Verpflegungszuschläge angelegt)
  • Bitte beachten Sie an diesem Punkt, dass die Verpflegung als Inklusivleistung angezeigt wird und nicht mit einem angegebenen Wert auf den Übernachtungspreis gerechnet wird

Bilder

  • Zimmerbilder können Sie im Reiter „Bilder“ per Drag & Drop hochladen
  • Die empfohlene Bildgröße ist 600x400px (Querformat) oder 300x400px (Hochformat)
  • Wir empfehlen Ihnen, die Bilder mit beschreibenden Bildtiteln zu versehen (bitte nicht Zimmer1.jpg, eher doppelzimmer-beispielhotel.jpg)
  • Bitte beachten Sie, dass die Bilder nach alphabetischer Reihenfolge sortiert werden und die Bildgröße maximal 1MB betragen darf. Achten Sie deshalb auf die Benennung der Bilder
  • In jedem Fall achten Sie bitte darauf, dass das Format .jpg oder .png sein muss, damit es verwendet werden kann
  • Speichern Sie Ihre Einstellungen, indem Sie unten rechts auf „Speichern“ klicken
Kinderpreisstufen
  • Fügen Sie Ihre Kinderpreisstufen hinzu, indem Sie auf „+ Neue Kinderpreisstufe hinzufügen“ klicken
  • Anschließend können Sie das gewünschte Alter eintragen und aktivieren und einstellen ob Kinder zusätzlich zur maximalen Belegung im Zimmer untergebracht werden können
  • Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben, indem Sie auf „Speichern“ klicken
  • Bitte beachten Sie: Kinderpreisstufen gelten für Zimmerpreise und Verpflegungszuschläge gleichermaßen und können nicht abweichend eingestellt werden
  • Die dazugehörigen Kinderpreise legen Sie unter Preise & Verfügbarkeiten fest
  • Sollten Sie das Buchungssystem mit der hotline Hotelsoftware verbunden haben, ist es zwingend erforderlich, dass dort die Altersstufen identisch hinterlegt sind. Nur so ist eine Übertragung der Kinderpreise möglich!
Layout (bis Version 4)

Hinweis: Die nachfolgenden Informationen gelten bis Version 4 des Online Buchungssystems!

  • Ändern Sie die Schriftart, so bezieht sich diese Einstellung auf alle Teile der Buchungsmaske. Bitte beachten Sie, dass sich dadurch noch nicht die Schriftgröße oder die Schriftstärke ändert
  • Erst im folgenden Schritt können Sie die Schriftgröße einstellen. Dies bezieht sich jedoch nur auf bestimmte Bereiche der Buchungsmaske
    • Zum einen auf der ersten Eingabeseite: (Siehe rot eingerahmte Felder)
      Abbildung 1 Schriftart Startseite
    • Und im nächsten Schritt auf die Auswahl der Zimmer: (Alle Beschriftungen, die sich im rot eingerahmten Bereich befinden)
      Abbildung 2 Schriftart Verf%C3%BCgbarkeiten
    • Ändern Sie nun die Schriftfarbe, passen sich folgende Beschriftungen an: (Siehe rote Beschriftung in den Screenshots)
      Abbildung 3 Schriftfarbe Startseite
      Abbildung 4 Schriftfarbe Verf%C3%BCgbarkeitenAbbildung 5 Schriftfarbe Extraleistungen
      Abbildung 6 Schriftfarbe Dateneingabe
      Abbildung 7 Schriftfarbe %C3%9Cberpr%C3%BCfung
    • Ändern Sie die Hintergrundfarbe, bezieht sich das auf die hellblaumarkierte Fläche:
      Abbildung 8 Hintergrundfarbe

 

Abweichende Farben

  • Wird die Schriftfarbe für Überschriften geändert, passen sich hier die roten Beschriftungen an
    Abbildung 9 Schriftfarbe f%C3%BCr %C3%9Cberschriften
  • Schriftfarbe bei Warnung: (Siehe rote Schrift unterhalb des Bildes)
    Abbildung 10 Schriftfarbe bei Warnung
  • Schriftfarbe der Buttons und aktiven Tabs: (Siehe gelbe Beschriftung)Abbildung 11 Schriftfarbe von Buttons aktiven Tabs

 

Abweichende Hintergrundfarben

  • Hintergrundfarbe der Buttons und aktiven Tabs: (Siehe rotmarkierte Felder)
    Abbildung 12 Hintergrundfarbe von Buttons aktiven Tabs
  • Hintergrundfarbe der inaktiven Tabs & Tage im Kalender bei Komplettauslastung: (Siehe blaumarkierte Felder)
    Abbildung 13 Hintergrundfarbe von inaktiven Tabs Tage im Kalender bei Komplettauslastung
  • Achtung: Diese Änderung betrifft dann auch die Anzeige in der Übersicht für die Auswahl des Reisezeitraums und der Personenzahl: (Siehe blaumarkierte Felder)
    Abbildung 14 Hintergrundfarbestartseite
  • Hintergrundfarbe im Kalender für den Grund bei Komplettauslastung: (Siehe blaumarkiertes Feld)
    Abbildung 15 Hintergrundfarbe im Kalender f%C3%BCr den Grund bei Komplettauslastung
  • Hintergrundfarbe für die aktuelle Position: (Siehe rotmarkiertes Feld)
    Abbildung 16 Hintergrundfarbe f%C3%BCr die aktuelle Position
  • Bitte beachten Sie, dass sich dann auch auf der Eingabeseite für den Reisezeitraum farblich etwas anpasst: (Siehe rotmarkiertes Feld)
    Abbildung 17 Hintergrundfarbe auf der Startseite

 

Rahmenfarben

  • Rahmenfarbe der Eingabefelder: (Siehe rotmarkierte Felder)
    Abbildung 18 Rahmenfarbe der Eingabefelder Startseite
  • Rahmenfarbe der Boxen für die Zusatz-Leistungen: (Siehe rotmarkierte Felder)
    Abbildung 19 Rahmenfarbe der Boxen f%C3%BCr Zusatz Leistungen

 

Abweichende Schriftgrößen

  • Hier können Sie abweichende Schriftgrößen für Legenden, Hinweise, Ihre normalen Texte, Ihren Kalender bei Komplettauslastung und Überschriften & Buttons festlegen.

Farbe der Icons

  • Sie haben die Möglichkeit, die Farbe der Icons, die auf der Buchungsmaske für den Gast zu sehen sind, auf Dunkelblau, Grau, Schwarz oder Weiß zu ändern
Ausstattung (bis Version 4)

Hinweis: Die nachfolgenden Informationen gelten bis Version 4 des Online Buchungssystems!

Allgemeine Ausstattung

  • Die Angaben zur Ausstattung sind optional und beziehen sich auf Ihre Hotelausstattung. Sie dienen dazu, in einer Portallösung noch schneller und einfacher Ergebnisse zu erreichen
  • Diese Funktion hat keine direkte Auswirkung auf die Buchungsmaske. Es handelt sich hier um eine übergeordnete Funktion, da wir von SoftTec zukunftsorientiert denken und bereits jetzt an einer exklusiven Portallösung für unsere Kunden arbeiten

Anfahrtsmöglichkeiten

  • Geben Sie hier bitte an, mit welchen Verkehrsmitteln der Gast Ihr Hotel erreichen kann

Vor Ort akzeptierte Zahlungsmittel

  • Geben Sie hier bitte an, welche Zahlungsmittel (bar, Kreditkarte, etc.) der Gast im Hotel nutzen kann

Landessprache

  • Geben Sie hier bitte an, in welchen Sprachen Sie mit dem Gast kommunizieren können

Lage

  • Geben Sie hier bitte an, in was für einer Umgebung sich Ihr Hotel befindet

Parken

  • Geben Sie hier bitte an, welche Parkmöglichkeiten der Gast hat

Gastronomie

  • Geben Sie hier bitte an, über welche gastronomische Ausstattung Ihr Hotel verfügt und welche Verpflegungsvarianten für den Gast zur Auswahl stehen

Service

  • Geben Sie hier bitte an, welche Zusätzlichen Serviceleistungen Ihr Hotel anbietet

 Freizeitaktivitäten

  • Geben Sie hier bitte an, welche Freizeit-/Sportaktivitäten Ihr Hotel bietet

Wellnessangebote

  • Geben Sie hier bitte an, welche Wellnessangebote Ihr Hotel bietet
Buchungsbestätigung
  • Hier editieren Sie Ihre Buchungsbestätigung, die dem Gast per E-Mail geschickt wird
  • Sie können die Buchungsbestätigung individuell nach Ihren Wünschen gestalten. Verwenden Sie hierzu einfach die unterschiedlichen Seriendruckfelder. Klicken Sie auf „Vorschau“, um das Endergebnis mit Musterdaten zu sehen.
  • Bitte beachten Sie, dass den jeweiligen Seriendruckfeldern ein mit Anfang und Ende definierter Textbereich zugeordnet werden kann. Die gültigen Textbereiche finden Sie in Klammern () hinter der jeweiligen Information, Anfang und Ende sind im letzten Punkt „der Inhalt zwischen diesen Feldern jeweils je nach Anzahl wiederholt“ auswählbar. Im Beispiel (siehe unten) wird ersichtlich, dass Textbereiche nicht mit Seriendruckfeldern befüllt werden dürfen, die keinem Textbereich zugeordnet werden können.
  • Um Ihre Bestätigung in unterschiedlichen Sprachen zu verfassen, speichern Sie zuerst eine Version (beispielsweise Deutsch), schalten dann auf die Sprache „Englisch“ um und verfassen die Bestätigung auf Englisch. Speichern Sie anschließend Ihre Eingaben und geben Sie optional weitere Sprachen auf dieselbe Art und Weise ein.
  • In jedem Fall ist es notwendig, die Buchungsbuchsbestätigung mit einer Testbuchung Ihrerseits mit realen Daten zu prüfen.

Beispiel:

{=Logo}
Buchungsbestätigung

{=Briefanrede},
vielen Dank für Ihre Buchung.

Wir haben für Sie wie folgt verbindlich gebucht:
{=TextBereichZimmer}

Buchungsnummer: {=Reservierungsnummer}
Buchungscode: {=Reservierungscode}
Anreise: {=Anreise} – Abreise: {=Abreise}
{=AnzahlErwachsene} Erwachsene, {=AnzahlKinder} Kinder
{=Bezeichnung}: 
{=Beschreibung}

Verpflegung: {=Verpflegung}

Gesamtpreis für {=AnzahlNaechte} Nächte: {=Gesamtpreis} €

Rabatt: {=Rabatt}

Zusatzleistungen: {=TextBereichLeistungen}

{=ZusatzleistungAnzahl} x {=ZusatzleistungBezeichnung}: {=ZusatzleistungPreis} €

{=TextBereichLeistungenEnde}

Buchungsbedingungen: {=Stornobedingung}

Namen der Gäste: {=TextBereichGastnamen}{=AnredeGast} {=VornameGast} {=NachnameGast} {=GeburtsdatumGast}{=TextBereichGastnamenEnde}

Ihr Anliegen: {=Sonderwuensche}

{=TextBereichZimmerEnde}

Daten des Bestellers:
{=Vorname} {=Nachname}
{=StrasseHausnummer}
{=PlzOrt}

Telefon: {=Telefon}
E-Mail: {=Emailadresse}

Hotel:

{=Hotelname}
{=StrasseHausnummerHotel}, {=PlzOrtHotel}
{=WebseiteHotel}
{=EmailadresseHotel}
{=TelefonHotel}

* = Preisangabe inklusive aller Steuern und Gebühren.

Preise & Verfügbarkeiten

Preise & Verfügbarkeiten
  • Hier finden Sie eine Übersicht zu den Preisen und Verfügbarkeiten dieses Jahres und den nächsten zwei Jahren. Klicken Sie auf das gewünschte Jahr, bei dem Sie Preise und Verfügbarkeiten ändern möchten.
  • Nachdem Sie das Jahr ausgewählt haben, wird Ihnen anschließend ein Kalender angezeigt. Klicken Sie auf den Monatsnamen um den jeweiligen Monat anzeigen zu lassen.
  • Oben links sehen Sie die Zimmerkategorien, welche Sie zuvor angelegt haben. Sie bearbeiten automatisch immer die Kategorie, dessen Name oben links angezeigt wird. Im Dropdown werden Ihnen alle bereits angelegten Kategorien angezeigt.
  • Die Ausfüllhilfe dient Ihnen zur schnellen Anlage und Bearbeitung der Preise und Verfügbarkeiten. Tragen Sie einfach den gewünschten Zeitraum, die Anzahl der Verfügbarkeit, den Preis für die Personen und den Preis für die unterschiedlichen Kinderpreisstufen an und klicken Sie auf „Übernehmen“. Wiederholen Sie den Vorgang für die unterschiedlichen Zeiträume.
  • Bevor Sie einen Monat wechseln, vergessen Sie nicht, Ihre Eingabe mit dem „Speichern“-Button unten rechts zu bestätigen. Kontrollieren Sie beim Monatswechsel bitte immer aufmerksam in welcher Kategorie Sie sich gerade befinden.
  • Sollte die Verfügbarkeit auf 0 stehen wird das Zimmer in Ihrer Buchungsmaske nicht angezeigt.
  • Sie finden neben der Auswahl für die Kategorie eine Übersicht für die Verfügbarkeiten. Diese Übersicht dient als Hilfe, um schnell, auslastungsbedingte Verfügbarkeitsanpassungen vornehmen zu können.
  • Bitte beachten Sie, dass für alle Personenkonstellationen Preise angelegt sein müssen (es handelt sich um Gesamtpreise, nicht um Aufschläge !!!)
    • Beispiel: Ein Doppelzimmer, kann durchaus auch von einer Person gebucht werden bzw. ein Vollzahler und ein Kind, dass nur mit einem Aufschlag gebucht wird.
    • Das Gleiche gilt natürlich auch für ein Vierbettzimmer – auch hier wäre es denkbar, dass eine Person ein extra großes Zimmer buchen möchte oder zwei Erwachsene und zwei Kinder
  • Die Software bietet Ihnen, deshalb die Möglichkeit für alle Personenkonstellationen Preise zu hinterlegen und über die Belegung im Punkt Kategorie zu steuern, wie viel Personen buchen möchten. Die Einstellung dort ist unabhängig von Vollzahlern oder Kindern. Aufpreise für Kinder werden immer berechnet, wenn diese eingeben sind.
  • Wenn Ihr Online Buchungssystem mit einem Hotelprogramm wie z.B. der hotline Hotelsoftware oder einem Channelmanager verknüpft ist, dann werden dem System automatisch die Preise und Verfügbarkeiten übermittelt und können an dieser Stelle nicht manuell bearbeitet werden. Bestehende Daten werden in regelmäßigen Synchronisationen überschrieben! 

Angebote

Angebote - Daten
  • Fügen Sie ein neues Angebot (Pauschale) hinzu, indem Sie auf „+ Neues Angebot hinzufügen“ klicken. Bestehende angelegte Angebote können Sie mit einem Klick auf „Bearbeiten“ anpassen oder auf „Löschen“ entfernen
  • Bitte beachten Sie, dass dem Gast in der Buchungsmaske nur die fünf nächsten Gültigkeitszeiträume angezeigt werden.

Allgemein

Sichtbarkeit

  • Im Unterpunkt „Sichtbarkeit“ stellen Sie ein, ob das Angebot aktiv und buchbar ist. Sollten Sie das Angebot vor der Öffentlichkeit verbergen, können nur Personen, die einen Link zum Angebot haben, dieses Angebot buchen (geeignet für Geburtstage, Hochzeiten, Gruppenbuchungen)

Angebots-Name

  • Fügen Sie einen Namen für das Angebot ein, dieser muss immer für alle Sprachen angeben werden.
  • Diese Informationen werden im Buchungsvorgang angezeigt.

Angebot-Beschreibung

  • Fügen Sie eine Beschreibung für das Angebot ein, weitere Sprachen sind optional zu pflegen.
  • Auch hier können Sie, wie bei den Zimmerbeschreibungen HTML-Codes verwenden, um Aufzählungen, Absätze oder fettgedruckte Textbereich zu definieren.
  • Falls das Buchungssystem mit der hotline Hotelsoftware verknüpft ist, kommen die Angebotstexte direkt aus hotline und müssen von Ihnen nicht gepflegt werden (werden auch immer wieder überschrieben!)

Eigenschaften

  • Von unserem Kundenservice wird hier automatisch der Mapping-Code vergeben. Während Sie selbst, die Belegung der Zimmer, eine Vorausbuchungsfrist, Möglichkeit der Kinder im Angebot, Angebot als HotDeal und die erlaubten Anreisetage definieren können.
  • Wenn Ihre IBE mit der hotline Hotelsoftware verknüpft ist, müssen diese Einstellungen mit den Einstellungen in hotline übereinstimmen.

Übernachtungen

  • Hier legen Sie fest, für wie viele Nächte das Angebot buchbar ist und ob bzw. auf wie viele Nächte es verlängert werden kann

Extra-Leistungen

  • Hier legen Sie fest, welche Extraleistungen zusätzlich in Ihrem Haus gebucht werden können

Gültigkeitszeitraum

  • Stellen Sie hier den gültigen Zeitraum ein, in dem das Angebot buchbar ist. Klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum, um den Tag zu aktivieren (grün=aktiv). Eine Ausfüllhilfe steht Ihnen auch hier wieder zur Verfügung. Wählen Sie dazu den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf den Status, um diesen als buchbar auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“
  • Bitte beachten Sie, dass sich das Gültigkeitsdatum immer auf den Anreisetag Ihrer Gäste bezieht.

Bilder

  • Bilder der verschiedenen Angebote können Sie im Reiter „Bilder“ hochladen
  • Die empfohlene Bildgröße ist 600x400px (Querformat) oder 300x400px (Hochformat)
  • Wir empfehlen Ihnen, die Bilder mit beschreibenden Bildtiteln zu versehen (bitte nicht angebot1.jpg, eher wellnessangebot.jpg)
  • Bitte beachten Sie, dass die Bilder nach alphabetischer Reihenfolge sortiert werden. Achten Sie deshalb auf die Benennung der Bilder
  • In jedem Fall achten Sie darauf, dass das Format definitiv .jpg oder .png sein muss, damit es verwendet werden kann
  • Speichern Sie Ihre Einstellungen, indem Sie unten rechts auf „Speichern“ klicken.
Angebote - Preise
  • Wählen Sie das gewünschte Angebot mit einem Klick aus und bearbeiten Sie die Gesamtpreise je nach Belegung, in dem Sie im Kalender den Betrag von 999,- € durch den gewünschten Betrag ersetzen
  • Die Ausfüllhilfe dient Ihnen zur schnellen Anlage und Bearbeitung der Angebots-Preise. Tragen Sie einfach den gewünschten Zeitraum und den Preis für die Personen sowie für die unterschiedlichen Kinderpreisstufen ein, wählen Sie die Kategorie aus und klicken Sie auf Speichern. Wiederholen Sie den Vorgang für die unterschiedlichen Zeiträume und klicken Sie anschließend wieder auf den Speicher Button.
Angebote - Nur Angebote zulassen
  • Stellen Sie hier den gültigen Zeitraum ein, in dem in Ihrem Haus nur Angebote buchbar sind. Das heißt, dass normale Zimmerbuchungen zum Tagespreis nicht möglich sind, sondern nur Angebote/Pauschalen gebucht werden können.
  • Klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum, um den Tag zu aktivieren. Eine Ausfüllhilfe steht Ihnen auch hier wieder zur Verfügung. Wählen Sie dazu den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf den Status, um diesen als buchbar auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Rabatte

Rabatte - Frühbucherrabatt & Last-Minute
  • Beim Frühbucher-Rabatt handelt es sich um einen Rabatt, den der Gast erhält, wenn er weit im Voraus bucht. Beim Last-Minute-Rabatt handelt es sich um einen Rabatt, den der Gast erhält, wenn er kurzfristig bucht
  • Fügen Sie einen neuen Rabatt hinzu, indem Sie auf „+ Neuen Frühbucher-Rabatt & Last-Minute hinzufügen“ klicken. Bestehende Rabatte können Sie mit einem Klick auf „Bearbeiten“ anpassen oder auf „Löschen“ entfernen.

Allgemein

  • Aktivieren Sie das gewünschte Angebot, indem Sie auf „Angebot ist aktiv“ klicken. So können Gäste den Rabatt im Buchungsvorgang sehen. Wählen Sie die gewünschten Zimmerkategorien aus und stellen die unterschiedlichen Eigenschaften des Angebots ein
  • Tragen Sie anschließend den gewünschten Rabatt in Prozent oder Euro pro Kategorie in das entsprechende Feld ein und speichern Sie Ihre Eingaben
  • Frühbucher- oder Last-Minute-Rabatte müssen immer einzelnen Kategorien zugeordnet werden und benötigen immer einen Gültigkeitszeitraum
  • Sie bestimmen, ab wie viel Nächten ein Rabatt buchbar ist und steuern, ob der Rabatt mit anderen Ermäßigungen zusammen gebucht werden darf. Für jede Kategorie kann ein individueller Rabatt hinterlegt werden.

Sichtbarkeit

  • Im Unterpunkt „Sichtbarkeit“ stellen Sie ein, ob der Rabatt aktiv geschalten ist.

Bezeichnung

  • Fügen Sie einen Namen für die Rabattierung ein, damit diese Informationen im Buchungsvorgang für den Gast nachvollziehbar ist und angezeigt wird.

Anwendbare Zimmerkategorien

  • Bitte aktivieren Sie dort alle Zimmerkategorien, in welchen das ausgewählte Rabattsystem greifen soll.

Eigenschaften

  • Legen Sie dort die gewünschten Bedingungen an, wann der Rabatt greifen soll (Mindestaufenthalt, €/% Berechnung des Rabattes, etc.).

Gültigkeit in Verbindung mit anderen Angeboten

  • Stellen Sie hier ein, ob diese Rabattierung auch in Verbindung mit weiteren Angeboten oder einem Hot-Deal gelten darf oder nur bei Buchungen zum Tagespreis greifen soll.

Nachlass

  • Hier haben Sie die Möglichkeit pro Kategorie einen individuellen Nachlass zu hinterlegen.

Gültigkeitszeitraum

  • Stellen Sie hier den gültigen Zeitraum ein, in dem das Angebot buchbar ist. Klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum, um den Tag zu aktivieren (grün=aktiv). Eine Ausfüllhilfe steht Ihnen auch hier wieder zur Verfügung. Wählen Sie dazu den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf den Status, um diesen als buchbar auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“
  • Bitte beachten Sie, dass sich das Gültigkeitsdatum immer auf den Anreisetag Ihrer Gäste bezieht.
Rabatte - Hot Deal
  • Der Hot-Deal ist ein spezielle Rate, welche dem Gast zusätzlich zur Tagesrate angezeigt werden kann. Hierbei muss der Gast als Sicherheit seine Kreditkartendetails dem Hotel mitteilen, da dieses Angebot nicht kostenfrei stornierbar ist.
  • Bei einem Hot-Deal werden alle Kreditkartenfirmen zugelassen, aber die Karte wird lediglich auf Gültigkeit geprüft (diese Information ist, wenn Sie bestimmte Kreditkarten nicht abrechnen z.B. Amex, Diner’s Club,…)
  • Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur in Verbindung mit der PCI-Schnittstelle verfügbar ist. Für weitere Informationen zur Freischaltung der kostenpflichtigen PCI Schnittstelle, wenden Sie sich bitte an an unsere Kollegen vom Vertrieb (vertrieb@softtec.de). Ab Version 5 ist diese bereits enthalten.
  • Fügen Sie einen neuen Hot-Deal hinzu, indem Sie auf „+ Neuen Hot-Deal hinzufügen“ klicken. Bestehende Hot-Deals können Sie mit einem Klick auf „Bearbeiten“ anpassen oder auf „Löschen“ entfernen.

Allgemein

  • Aktivieren Sie das gewünschte Angebot, indem Sie auf „Angebot ist aktiv“ klicken. So können Gäste die Spezialrate im Buchungsvorgang sehen. Wählen Sie die gewünschten Zimmerkategorien aus und stellen die unterschiedlichen Eigenschaften des Angebots ein.
  • Tragen Sie anschließend den gewünschten Rabatt in Prozent oder Euro pro Kategorie in das entsprechende Feld ein und speichern Sie Ihre Eingaben.
  • Der Hot-Deal muss immer einzelnen Kategorien zugeordnet werden und benötigt immer einen Gültigkeitszeitraum.
  • Sie bestimmen, wann ein Hot-Deal buchbar ist. Für jede Kategorie kann ein individueller Rabatt hinterlegt werden.

Sichtbarkeit

  • Im Unterpunkt „Sichtbarkeit“ stellen Sie ein, ob der Hot-Deal aktiv geschalten ist.

Bezeichnung

  • Fügen Sie einen Namen für den Hot-Deal ein, damit diese Informationen im Buchungsvorgang für den Gast nachvollziehbar ist und angezeigt wird.

Anwendbare Zimmerkategorien

  • Bitte aktivieren Sie dort alle Zimmerkategorien, in denen das ausgewählte Rabattsystem greifen soll.

Eigenschaften

  • Legen Sie dort die gewünschten Bedingungen an, wie der Hot-Deal berechnet werden soll etc. (Höhe der Vorauszahlung, €/% Berechnung des Rabattes, etc.)

Gültigkeitszeitraum

  • Stellen Sie hier ein, ob der Hot-Deal durchgehend oder ab einem bestimmten Zeitpunkt vor Ankunft gültig ist.

Nachlass

  • Hier haben Sie die Möglichkeit pro Kategorie einen individuellen Nachlass zu hinterlegen.

Gültigkeitszeitraum

  • Stellen Sie hier den gültigen Zeitraum ein, in dem der Hot-Deal buchbar ist. Klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum, um den Tag zu aktivieren (grün=aktiv). Eine Ausfüllhilfe steht Ihnen auch hier wieder zur Verfügung. Wählen Sie dazu den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf den Status, um diesen als buchbar auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“
  • Bitte beachten Sie, dass sich das Gültigkeitsdatum immer auf den Anreisetag Ihrer Gäste bezieht
Rabatte - Firmencode
  • Hier können Sie spezielle Firmencodes hinterlegen. Firmencodes sind Rabatte für Unternehmen, die oft bei Ihnen buchen und deshalb einen speziellen Zimmerpreis erhalten. Diese Zimmer greifen auf die reale Verfügbarkeit zurück.
  • Fügen Sie ein neues Angebot hinzu, indem Sie auf „+ Neuen Firmenpreis hinzufügen“ klicken. Bestehende Angebote können Sie mit einem Klick auf „Bearbeiten“ anpassen oder auf „Löschen“ entfernen.

Allgemein

  • Aktivieren Sie das gewünschte Angebot, indem Sie auf „Angebot ist aktiv“ klicken. So können Mitarbeiter der entsprechenden Firmen im Buchungsvorgang den vorher besprochenen Buchungscode eingeben und erhalten daraufhin einen Spezial- Zimmerpreis
  • Wählen Sie die gewünschten Zimmerkategorien aus und stellen die unterschiedlichen Eigenschaften des Angebots ein
  • Tragen Sie anschließend den entsprechenden Personenpreis in das Feld ein und speichern Sie Ihre Eingaben.

Sichtbarkeit

  • Im Unterpunkt „Sichtbarkeit“ stellen Sie ein, ob das Angebot-Firmenpreis aktiv geschalten ist.

Bezeichnung

  • Hinterlegen Sie hier einen Buchungscode sowie den Namen der Firma, damit der ausgemachte Firmencode im Buchungsvorgang vom Mitarbeiter der Firma hinterlegt werden kann und entsprechend angezeigt und berechnet wird
  • Sollte der Mitarbeiter keinen Buchungscode im Buchungsvorgang eingeben, kann die Buchungsmaske nicht auf die Konditionen zugreifen und dem Gast wird der reguläre Preis angezeigt.

Anwendbare Zimmerkategorien

  • Bitte aktivieren Sie dort alle Zimmerkategorien, in denen der ausgewählte Firmencode greifen soll.
  • Beachten Sie, dass Sie mehrere gleiche Firmencodes anlegen müssen, wenn Sie nicht möchten, dass z.B. ein Mehrbettzimmer auch von einer Person für den Einpersonen-Preis gebucht werden kann!

Eigenschaften

  • Hinterlegen Sie hier, wann und mit welchen Bedingungen der Firmencode berechnet wird.

Preise

  • Hier haben Sie die Möglichkeit einen individuellen Preis pro Personenanzahl zu hinterlegen.

Gültigkeitszeitraum

  • Stellen Sie hier den gültigen Zeitraum ein, in dem der Firmenpreis buchbar ist. Klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum, um den Tag zu aktivieren (grün=aktiv). Eine Ausfüllhilfe steht Ihnen auch hier wieder zur Verfügung. Wählen Sie dazu den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf den Status, um diesen als buchbar auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“
  • Bitte beachten Sie, dass sich das Gültigkeitsdatum immer auf den Anreisetag Ihrer Gäste bezieht
Rabatte - Bonusprogramm
  • Das Bonusprogramm ist ein Rabatt, den Sie für bestimmte Personengruppen oder als generellen Buchungsbonus für jede Buchung einstellen können. Das Bonusprogramm kann, falls gewünscht, mit anderen Rabatten kombiniert werden.
    • Beispiel: Sie schicken einen Newsletter an Ihre Gäste, in dem Newsletter-Abonnenten mit dem Rabattcode „NewsletterDanke10“ auf die nächste Buchung 10% Rabatt erhalten.
  • Fügen Sie ein neues Angebot hinzu, indem Sie auf „+ Neues Bonusprogramm hinzufügen“ klicken. Bestehende Angebote können Sie mit einem Klick auf „Bearbeiten“ anpassen oder auf „Löschen“ entfernen.
  • Wenn das Bonusprogramm als Staffelung verwendet werden soll, müssen die Mindestaufenthalte so gestaffelt werden, dass das 1. Bonusprogramm den höchsten Mindestaufenthalt hinterlegt hat.
    • Beispiel:
      • Bonusprogramm 7 Nächte – 15% Rabatt
      • Bonusprogramm 5 Nächte – 10% Rabatt
      • Bonusprogramm 3 Nächte – 5% Rabatt

Allgemein

  • Aktivieren Sie das gewünschte Angebot, indem Sie auf „Angebot ist aktiv“ klicken. So können die Gäste im Buchungsvorgang den vorher ausgewählten Buchungscode eingeben und erhalten daraufhin einen Rabatt.
  • Wenn Sie keinen Buchungscode dem Bonusprogramm zuweisen und diesen für einen bestimmten Zeitraum aktivieren, wird dieser automatisch den Einstellungen entsprechend angezeigt und berechnet.
  • Wählen Sie die gewünschten Zimmerkategorien aus und stellen Sie die unterschiedlichen Eigenschaften des Angebots ein.
  • Tragen Sie anschließend den gewünschten Rabatt in Prozent, Euro oder Anzahl der Übernachtungen pro Kategorie in das entsprechende Feld ein und speichern Sie Ihre Eingaben.
  • Beispiel für Anzahl der Übernachtungen: 7 Nächte bleiben und 6 Nächte zahlen

Sichtbarkeit

  • Im Unterpunkt „Sichtbarkeit“ stellen Sie ein, ob das Angebot aktiv geschalten ist.

Bezeichnung

  • Hinterlegen Sie einen Namen für das Bonusprogramm, damit diese Information im Buchungsvorgang für den Gast nachvollziehbar ist und angezeigt wird, was für einen Rabatt (z.B. NewsletterDanke10 – 10%) berechnet wird.

Anwendbare Zimmerkategorien

  • Bitte aktivieren Sie dort alle Zimmerkategorien, in denen das ausgewählte Bonusprogramm greifen soll.

Eigenschaften

  • Legen Sie dort die gewünschten Bedingungen an, wann der Rabatt berechnet werden soll (Buchungscode, Mindestaufenthalt, €/% Berechnung des Rabattes, etc.)
  • Wenn Sie einen Buchungscode vergeben, erhalten ausschließlich Gäste diesen Bonus die explizit in der Buchungsmaske den Code eingeben.
  • Sollten Sie ein Bonusprogramm ohne Buchungscode hinterlegen, erhalten automatisch alle Gäste diesen Rabatt.

Gültigkeit in Verbindung mit anderen Angeboten

  • Stellen Sie hier ein, ob diese Rabattierung auch in Verbindung mit weiteren Angeboten gelten darf oder nur bei Buchungen zum Tagespreis greifen soll.

Nachlass

  • Hier haben Sie die Möglichkeit pro Kategorie einen individuellen Rabatt zu hinterlegen. Ob der Nachlass in € / % berechnet wird, können Sie unter „5.4.1.4 Eigenschaften“ einstellen.

Gültigkeitszeitraum

  • Stellen Sie hier den gültigen Zeitraum ein, in dem der Hot-Deal buchbar ist. Klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum, um den Tag zu aktivieren (grün=aktiv). Eine Ausfüllhilfe steht Ihnen auch hier wieder zur Verfügung. Wählen Sie dazu den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf den Status, um diesen als buchbar auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“
  • Bitte beachten Sie, dass sich das Gültigkeitsdatum immer auf den Anreisetag Ihrer Gäste bezieht.

Zusatzoptionen

Extraleistungen
  • Extra-Leistungen sind sämtliche Artikel und Leistungen, die Sie zusätzlich zur Übernachtung anbieten. Beispiel: Sekt aufs Zimmer, Massagen, Fahrradverleih, Babybett, etc.

Extraleistungen – Gruppen für Extra-Leistungen (ab Version 5)  

  • Hierfür müssen zunächst mehrere Extraleistungen angelegt werden, diese können nun hier unter gemeinsamen Rubriken zusammengefasst werden
  • Ihren Gästen bieten Sie somit innerhalb der Onlinebuchungsmaske eine leichtere Übersicht der Inhalte z.B. „Wellness“, „Restaurant“, „Babyausstattung“, ect. 

Extraleistungen – Extra-Leistungen 

  • Fügen Sie eine neue Extra-Leistung hinzu, indem Sie auf „+ Neue Extra-Leistung hinzufügen“ klicken
  • Bestehende Extra-Leistungen können Sie mit einem Klick auf „Bearbeiten“ anpassen oder auf „Löschen“ entfernen.

Allgemein

  • Geben Sie die Bezeichnung der Extra-Leistung in den vorher eingestellten Sprachen an
  • Zudem können Sie entscheiden, wie die Preisgestaltung aussehen soll

Bezeichnung der Extra-Leistung

  • Hier können Sie in den vorher eingestellten Sprachen die Bezeichnung der jeweiligen Extra-Leistung hinterlegen. Diese Bezeichnung wird in der Buchungsmaschine Ihrem Gast angezeigt. Bitte pflegen Sie auch immer die verschiedenen Sprachen.
  • Achten Sie darauf, dass in diesen Texten keine Sonderzeichen (wie z.B. $§&/>< …) auftauchen.

Beschreibung der Extra-Leistung

  • Hier können Sie in den vorher eingestellten Sprachen die Beschreibung der jeweiligen Extra-Leistung hinterlegen. Diese Beschreibung wird in der Buchungsmaschine Ihrem Gast angezeigt, sobald er die entsprechende Sprache auswählt
  • Bitte pflegen Sie auch immer die von Ihnen eingestellten verschiedenen Sprachen

Eigenschaften

  • Der Mapping-Code wird automatisch von unserem Kundenservice vergeben und ist eine wichtige Information für Schnittstellen anderer Systeme, welche angeschlossen werden können
  • Des Weiteren bitten wir Sie, die maximale Anzahl zu hinterlegen, wie oft die jeweilige Extra-Leistung pro Buchungsvorgang gebucht werden darf (z.B. es dürfen nur 2 Hunde mitgebracht werden). Hier legen Sie fest, ob eine Extraleistung verpflichtend hinzugebucht werden muss oder eine Pflichtleistung ist, die zum Zimmerpreis hinzugerechnet wird.

Preisgestaltung

  • Bei der Preisgestaltung entscheiden Sie, ob die jeweilige Extra-Leistung pro Person/Stück, pro Person/Stück pro Tag oder nur pro Stück (z.B. bei einem Pauschalpreis für ein Babybett) berechnet werden soll

Anwendbare Zimmerkategorien

  • Bitte aktivieren Sie dort alle Zimmerkategorien, in denen die ausgewählte Extra-Leistung greifen soll

Gültigkeitszeitraum

  • Stellen Sie hier den gültigen Zeitraum ein, in dem die jeweilige Extraleistung buchbar ist. Klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum, um den Tag zu aktivieren (grün=aktiv)
  • Eine Ausfüllhilfe steht Ihnen auch hier wieder zur Verfügung. Wählen Sie dazu den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf den Status, um diesen als buchbar auszuwählen übernommen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Bitte beachten Sie, dass sich das Gültigkeitsdatum immer auf den Anreisetag Ihrer Gäste bezieht.

Bilder

  • Bilder der verschiedenen Angebote können Sie im Reiter „Bilder“ hochladen
  • Empfohlene Bildgröße ist 600x400px (Querformat) oder 300x400px (Hochformat)
  • Wir empfehlen Ihnen, die Bilder mit beschreibenden Bildtiteln zu versehen (bitte nicht extraleistung1.jpg, eher Fahrradverleih.jpg). Bitte beachten Sie, dass die Bilder nach alphabetischer Reihenfolge sortiert werden und die Bildgröße maximal 1MB betragen darf. Achten Sie deshalb auf die Benennung der Bilder
  • In jedem Fall achten Sie darauf, dass das Format definitiv .jpg oder .png sein muss, damit es verwendet werden kann
  • Speichern Sie Ihre Einstellungen, indem Sie unten rechts auf „Speichern“ klicken.
Verpflegungszuschläge
  • Gäste können direkt im Buchungsvorgang gewünschte Verpflegungsarten wie z.B. Halbpension oder Vollpension auswählen und buchen. Diese können Sie hier anlegen.

Verpflegungszuschläge – Daten

  • Fügen Sie einen neuen Verpflegungszuschlag hinzu, indem Sie auf „+ Neuen Verpflegungszuschlag hinzufügen“ klicken. Bestehende Verpflegungszuschläge können Sie mit einem Klick auf „Bearbeiten“ anpassen oder auf „Löschen“ entfernen.

Allgemein

  • Geben Sie die Bezeichnung des Verpflegungszuschlags in den vorher eingestellten Sprachen an. Zudem können Sie entscheiden, wie die Preisgestaltung aussehen soll.

Bezeichnung des Verpflegungszuschlags

  • Hier können Sie in den vorher eingestellten Sprachen die Bezeichnung des jeweiligen Verpflegungszuschlags hinterlegen. Diese Bezeichnung wird in der Buchungsmaschine Ihrem Gast angezeigt. Bitte pflegen Sie auch immer die verschiedenen Sprachen.
  • Achten Sie darauf, dass in diesen Texten keine Sonderzeichen (wie z.B. $§&/>< …) auftauchen.

Eigenschaften

  • Der Mapping-Code wird automatisch vom System vergeben und ist eine wichtige Information für Schnittstellen anderer Systeme, welche angeschlossen werden können
  • Des Weiteren bitten wir Sie, die Verpflegungsart des Zuschlags zu hinterlegen (Frühstück/HP/VP etc.), und ob dieser verpflichtend gebucht werden muss

Anwendbare Zimmerkategorien

  • Bitte aktivieren Sie dort alle Zimmerkategorien, in denen der ausgewählte Verpflegungszuschlag greifen soll

Gültigkeitszeitraum

  • Stellen Sie hier den gültigen Zeitraum ein, in dem der Verpflegungszuschlag buchbar ist. Klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum, um den Tag zu aktivieren (grün=aktiv)
  • Eine Ausfüllhilfe steht Ihnen auch hier wieder zur Verfügung. Wählen Sie dazu den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf den Status, um diesen als buchbar auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“
  • Bitte beachten Sie, dass sich das Gültigkeitsdatum immer auf den Anreisetag Ihrer Gäste bezieht.

Verpflegungszuschläge – Preise

  • Wählen Sie das gewünschte Jahr mit einem Klick aus und bearbeiten Sie die Preise, in dem Sie im Kalender den Betrag „999“ durch den gewünschten Betrag ersetzen
  • Die Ausfüllhilfe dient Ihnen zur schnellen Anlage und Bearbeitung der Preise. Tragen Sie den gewünschten Zeitraum ein und füllen Sie den Preis für eine Person und den Preis pro Kinderpreisstufe aus. Wiederholen Sie den Vorgang für die unterschiedlichen Zeiträume und Verpflegungszuschläge. Bevor Sie einen Monat wechseln, vergessen Sie nicht Ihre Eingabe mit dem „Speicher“-Button unten rechts zu bestätigen. Kontrollieren Sie beim Monatswechsel bitte immer aufmerksam in welchem Verpflegungszuschlag Sie sich gerade befinden.
Kontingente
  • Sie können Abrufkontingente für Events (Tagungen, Kongresse etc.) einrichten, die nur mit einem bestimmten Buchungscode gebucht werden können
  • Für Gruppen/Tagungen/Kongresse/Messen Interessant, welche oft bei Ihnen buchen und deshalb einen Rabatt erhalten

Kontingente – Daten

  • Fügen Sie ein neues Kontingent hinzu, indem Sie auf „+ Neues Kontingent hinzufügen“ klicken
  • Bestehende Kontingente können Sie mit einem Klick auf „Bearbeiten“ anpassen oder auf „Löschen“ entfernen

Sichtbarkeit

  • Im Unterpunkt „Sichtbarkeit“ stellen Sie ein, ob das Angebot aktiv geschalten ist

Bezeichnung

  • Hinterlegen Sie einen Namen für das Kontingent, damit diese Informationen im Buchungsvorgang für den Gast nachvollziehbar ist und angezeigt wird.

Eigenschaften

  • Legen Sie dort die gewünschten Bedingungen an, wann das Kontingent berechnet werden soll (Buchungscode, Mindestaufenthalt, Verfallsdatum).

Preise

  • Hier haben Sie die Möglichkeit pro Kategorie individuellen Festpreis zu hinterlegen (Preis pro Zimmer/pro Tag)

Kontingente – Verfügbarkeiten

  • Wählen Sie das gewünschte Kontingent mit einem Klick aus und bearbeiten Sie die Verfügbarkeiten, in dem Sie im Kalender die Ziffer „0“ durch die Verfügbarkeit ersetzen. Es werden damit reale Verfügbarkeiten für Individualreisende blockiert.
  • Die Ausfüllhilfe dient Ihnen zur schnellen Anlage und Bearbeitung der Verfügbarkeiten der Kontingente. Tragen Sie einfach den gewünschten Zeitraum ein und füllen Sie die Verfügbarkeit für die jeweilige Kategorie aus. Wiederholen Sie den Vorgang für die unterschiedlichen Zeiträume. Bevor Sie einen Monat wechseln, vergessen Sie nicht Ihre Eingabe mit dem „Speicher“-Button unten rechts zu bestätigen.
Mindestaufenthalt
  • In diesem Menüpunkt können Sie Mindestaufenthalte eintragen. Mindestaufenthalte sind bestimmte vorgegebene Nächte, die der Gast bleiben muss, sodass eine Buchung möglich ist.

Mindestaufenthalt – Einstellungen

  • Auswahlmöglichkeit Mindestaufenthalt am Anreise Tag
    • Der Mindestaufenthalt gilt lediglich ab dem Tag der Ankunft.
    • Beispiel: am 24.12. ist ein Mindestaufenthalt von 5 Nächten eingetragen. Eine Buchung vom 23.12.-26.12 ist möglich, eine Buchung vom 24.12-27.12 dagegen nicht (Wer am 24.12 anreist, muss mindestens 5 Nächte bleiben).
  • Auswahlmöglichkeit höchster Mindestaufenthalt im Aufenthaltszeitraum
    • Wenn am 24.12 eine Mindestaufenthalt von 5 Nächten eingestellt ist und es wird vom 23.12 auf den 24.12 angefragt, dann muss das Reisedatum vom Gast auf den Mindestaufenthalt vom 24.12 angepasst werden.

Mindestaufenthalt – Mindestaufenthalt:

  • Tragen Sie im Kalender den gewünschten Mindestaufenthalt pro Kategorie ein. Die Ausfüllhilfe dient Ihnen zur schnellen Anlage und Bearbeitung der gesperrten Abreisedaten. Tragen Sie den gewünschten Zeitraum ein, daraufhin klicken Sie auf „Übernehmen“. Wiederholen Sie den Vorgang für die unterschiedlichen Zeiträume. Bevor Sie einen Monat wechseln, vergessen Sie nicht Ihre Eingabe mit dem „Speicher“-Button unten rechts zu bestätigen. Kontrollieren Sie beim Monatswechsel bitte immer aufmerksam in welcher Kategorie Sie sich gerade befinden.
Gesperrte Anreisetage
  • Gesperrte Anreisetage sind Tage, an denen keine Gäste anreisen dürfen
  • Wählen Sie das gewünschte Jahr mit einem Klick aus und aktivieren Sie mit einem Klick auf das gewünschte Datum den gesperrten Anreisetag, dieser wird dann rot markiert
  • Die Ausfüllhilfe dient Ihnen zur schnellen Anlage und Bearbeitung der gesperrten Anreisetage. Tragen Sie einfach den gewünschten Zeitraum ein. Wiederholen Sie den Vorgang für die unterschiedlichen Zeiträume. Bevor Sie einen Monat wechseln, vergessen Sie nicht Ihre Eingabe mit dem „Speichern“-Button unten rechts zu bestätigen. Kontrollieren Sie beim Monatswechsel bitte immer aufmerksam in welcher Kategorie Sie sich gerade befinden.
Gesperrte Abreisetage
  • Gesperrte Abreisetage sind Tage, an denen keine Gäste abreisen dürfen
  • Wählen Sie das gewünschte Jahr mit einem Klick aus und aktivieren Sie mit einem Klick auf das gewünschte Datum den gesperrten Abreisetag, dieser wird dann rot markiert
  • Die Ausfüllhilfe dient Ihnen zur schnellen Anlage und Bearbeitung der gesperrten Abreisedaten. Tragen Sie einfach den gewünschten Zeitraum ein. Wiederholen Sie den Vorgang für die unterschiedlichen Zeiträume. Bevor Sie einen Monat wechseln, vergessen Sie nicht Ihre Eingabe mit dem „Speicher“-Button unten rechts zu bestätigen. Kontrollieren Sie beim Monatswechsel bitte immer aufmerksam in welcher Kategorie Sie sich gerade befinden.
Stornofrist
  • Hier können Sie verschiedene Stornofristen hinterlegen. Sie können einstellen, wie lange eine kostenfreie Stornierung möglich ist und ab wann bestimmte Prozente des Aufenthalts berechnet werden
  • Fügen Sie eine neue Stornofrist hinzu, indem Sie auf „+ Neue Stornofrist hinzufügen“ klicken. Bestehende Stornofristen können Sie mit einem Klick auf „Bearbeiten“ oder auf „Löschen“ entfernen

Allgemein

  • Aktivieren Sie die gewünschte Stornofrist, indem Sie auf „Stornofrist ist aktiv“ klicken. Tragen Sie die unterschiedlichen Fristen ein

Sichtbarkeit

  • Im Unterpunkt „Sichtbarkeit“ stellen Sie ein, ob das Angebot aktiv geschalten ist

Bezeichnung

  • Hinterlegen Sie einen Namen für die Stornofrist, damit Sie eine leichtere Übersicht über Ihre Einstellungen behalten

Fristen

  • Legen Sie dort die gewünschten Bedingungen an, wann die Stornofrist gilt

Gültigkeit in Verbindung mit anderen Angeboten

  • Stellen Sie hier ein, ob die Stornofrist auch in Verbindung mit weiteren Angeboten gelten darf oder nur bei Buchungen zum Tagespreis greift

Anwendbare Kategorie

  • Hier kann angeben werden, auf welche Kategorien die Stornofrist gilt
  • Dies ist vor allem dann notwendig, wenn Sie neben Zimmern auch Ferienwohnungen anbieten!

Gültigkeitszeitraum

  • Stellen Sie hier den gültigen Zeitraum ein, in dem die Stornofrist buchbar ist. Klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum, um den Tag zu aktivieren (grün=aktiv)
  • Eine Ausfüllhilfe steht Ihnen auch hier wieder zur Verfügung. Wählen Sie dazu den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf den Status, um diesen als buchbar auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“
  • Bitte beachten Sie, dass sich das Gültigkeitsdatum immer auf den Anreisetag Ihrer Gäste bezieht
Buchungsfrist
  • Legen Sie hier Ihren abweichenden Gültigkeitszeitraum Ihrer Buchungsgarantie für Ihre vorhandenen Zimmerkategorien fest.
    Sollten Sie unter Konfiguration – Allgemein – Buchungsvorgang nur garantierte Buchungen oder keine Angabe zur Buchungsgarantie hinterlegt haben, hat diese Einstellung den höheren Wert und überschreibt diese Daten
  • Bei einer Buchungsgarantie werden alle Kreditkartenfirmen zugelassen, die Karte wird jedoch lediglich auf Gültigkeit geprüft (diese Information ist wichtig, wenn Sie bestimmte Kreditkarten nicht abrechnen z.B. Amex, Diner’s Club,… können)
Kurzzeitbuchung
  • Sollte der Gast weniger Nächte bleiben, können Sie hier einen Aufpreis pro Kategorie hinzufügen.
  • Fügen Sie einen neuen Aufpreis hinzu, indem Sie auf „+ Neue Kurzzeitbuchung hinzufügen“ klicken. Bestehende Aufpreise können Sie mit einem Klick auf „Bearbeiten“ anpassen oder auf „Löschen“ entfernen.
  • Bitte beachten, Sie das evtl. eingetragene Mindestaufenthalte die Einstellungen aus den Kurzzeitbuchungen überlagern.

Allgemein

  • Aktivieren Sie den gewünschten Aufpreis, indem Sie auf „Aufpreis ist aktiv“ klicken. Wählen Sie die gewünschten Zimmerkategorien aus und stellen die unterschiedlichen Eigenschaften des Aufpreises ein.
  • Tragen Sie anschließend den gewünschten Aufpreis in Prozent oder Euro pro Kategorie in das entsprechende Feld ein und speichern Sie Ihre Eingaben.

Sichtbarkeit

  • Im Unterpunkt „Sichtbarkeit“ stellen Sie ein, ob der Aufschlag der Kurzzeitbuchung aktiv geschalten ist

Bezeichnung

  • Fügen Sie einen Namen für den Kurzzeitbuchungsaufschlag ein. Dies ist rein für die interne Verwendung. Ihrem Gast wird der Aufschlag in der Buchungsmaske nicht angezeigt.

Anwendbare Zimmerkategorien

  • Bitte aktivieren Sie dort alle Zimmerkategorien, in denen das ausgewählte Aufpreisprogramm greifen soll.

Eigenschaften

  • Legen Sie dort die gewünschten Bedingungen an, wann der Aufpreis berechnet werden soll (€/% Berechnung des Rabattes, etc.)

Aufpreis

  • Hier haben Sie die Möglichkeit pro Kategorie einen individuellen Aufpreis zu hinterlegen. Ob der Nachlass in € / % Berechnet wird, können Sie unter „6.11.1.4 Eigenschaften“ einstellen

Gültigkeitszeitraum

  • Stellen Sie hier den gültigen Zeitraum ein, in dem der Aufschlag für Kurzzeitbuchungen berechnet werden muss. Klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum, um den Tag zu aktivieren (grün=aktiv)
  • Eine Ausfüllhilfe steht Ihnen auch hier wieder zur Verfügung. Wählen Sie dazu den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf den Status, um diesen als buchbar auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“
  • Bitte beachten Sie, dass sich das Gültigkeitsdatum immer auf den Anreisetag Ihrer Gäste bezieht.
Geschenke
  • Stellen Sie Ihren Gästen kostenfreie Benefits zur Auswahl um den Service zu erhöhen, z.B. kuschliger Bademantel zum Verleih, digitale Tageszeitung, Verleih von Walkingstöcken,….

Geschenke – Einstellungen

  • Fügen Sie hier Ihre Wunschüberschrift in deutsch und englisch ein, welche Ihrem Gast im Buchungsvorgang angezeigt werden soll.
  • Zusätzlich haben Sie darunter die Möglichkeit, den Regler auf grün zu setzen, Ihr Gast kann nun mehrere Geschenke auswählen.
  • Die ausgewählten Geschenke werden Ihnen als Information über die Buchungsbestätigung mitgeteilt.
  • Sollten Sie die Schnittstelle der hotline Hotelsoftware angebunden haben, werden diese zusätzlich in die Gastinfo der Reservierung übermittelt. 

Geschenke – Geschenke

  • Fügen Sie ein neues Geschenk hinzu, indem Sie auf „+ Neues Geschenk hinzufügen“ klicken
  • Bestehende Geschenke können Sie mit einem Klick auf „Bearbeiten“ anpassen oder auf „Löschen“ entfernen.

Bezeichnung

  • Fügen Sie einen Namen für das Geschenk ein. Diese Bezeichnung wird Ihren Gästen innerhalb des Buchungsvorgangs angezeigt. 

Eigenschaften

  • Aktivieren Sie den Regler auf grün, nun ist das Geschenk mit einer durchgehenden Gültigkeit versehen

Anwendbare Zimmerkategorien

  • Bitte aktivieren Sie dort alle Zimmerkategorien, in denen das ausgewählten Geschenke angezeigt werden soll

Gültigkeitszeitraum

  • Stellen Sie hier den gültigen Zeitraum ein, in dem Ihr Gast die angebotenen Geschenke auswählen kann. Klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum, um den Tag zu aktivieren (grün=aktiv)
  • Eine Ausfüllhilfe steht Ihnen auch hier wieder zur Verfügung. Wählen Sie dazu den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf den Status, um diesen als buchbar auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“
  • Bitte beachten Sie, dass sich das Gültigkeitsdatum immer auf den Anreisetag Ihrer Gäste bezieht.
Wünsche
  • Stellen Sie Ihren Gästen kostenfreie Wünsche zur Auswahl um den Service zu erhöhen, z.B. Allergikerfreundliche Bettwäsche, 2. Kopfkissen, Laktosefreie Milchprodukte für das Frühstücksbuffet, usw.

Wünsche- Einstellungen

  • Fügen Sie hier Ihre gewünschte Überschrift in deutsch und englisch ein, welche Ihrem Gast im Buchungsvorgang angezeigt werden soll.
  • Zusätzlich haben Sie darunter die Möglichkeit, den Regler auf grün zu setzen, Ihr Gast kann nun mehrere Wünsche auswählen.
  • Die ausgewählten Wünsche werden Ihnen als Information über die Buchungsbestätigung mitgeteilt. Sollten Sie die Schnittstelle der hotline Hotelsoftware angebunden haben, werden diese zusätzlich in die Gastinfo der Reservierung übermittelt. 

Wünsche- Wünsche

  • Fügen Sie ein neuen neuen Wunsch hinzu, indem Sie auf „+ Neuen Wunsch hinzufügen“ klicken. Bestehende Wünsche können Sie mit einem Klick auf „Bearbeiten“ anpassen oder auf „Löschen“ entfernen.

Bezeichnung

  • Fügen Sie einen Namen für den Wunsch ein. Diese Bezeichnung wird Ihren Gästen innerhalb des Buchungsvorgangs angezeigt. 

Eigenschaften

  • Aktivieren Sie den Regler auf grün, nun ist das Geschenk mit einer durchgehenden Gültigkeit versehen. 

Anwendbare Zimmerkategorien

  • Bitte aktivieren Sie dort alle Zimmerkategorien, in denen die ausgewählten Wünsche angezeigt werden sollen.

Gültigkeitszeitraum

  • Stellen Sie hier den gültigen Zeitraum ein, in dem Ihr Gast die angebotenen Wünsche auswählen kann. Klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum, um den Tag zu aktivieren (grün=aktiv). Eine Ausfüllhilfe steht Ihnen auch hier wieder zur Verfügung. Wählen Sie dazu den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf den Status, um diesen als buchbar auszuwählen. Sie anschließend auf „Speichern“
  • Bitte beachten Sie, dass sich das Gültigkeitsdatum immer auf den Anreisetag Ihrer Gäste bezieht.

Schnittstellen

Mappingcodes
  • Hier finden Sie eine Übersicht aller notwendigen Mappingcodes, die Sie für eine Anbindung zu einem Channelmanager oder einer Hotelsoftware benötigen
Sendende Systeme
  • Hier werden alle Schnittstellen zu den unterschiedlichen Channelmanagern und Hotelsoftware-Anbietern aufgelistet
  • Sobald Ihre Lizenz aktiv ist, wird Ihr(e) Channelmanager/Hotelsoftware schwarz und anklickbar
  • Wählen Sie mit einem Klick Ihre(n) gewünschte(n) Channelmanager/Hotelsoftware aus. Anschließend können Sie die Schnittstelle aktiv oder inaktiv setzen und alle erforderliche Daten eintragen. Speichern Sie anschließend Ihre Angaben mit einem Klick auf „Speichern“
Empfangende Systeme
  • Hier werden alle Schnittstellen zu den unterschiedlichen Portalen aufgelistet. Sobald Ihre Lizenz aktiv ist, wird Ihr Portal schwarz und anklickbar
  • Wählen Sie mit einem Klick Ihr gewünschtes Portal aus. Anschließend können Sie die Schnittstelle aktiv oder inaktiv setzen und alle erforderliche Daten eintragen. Speichern Sie anschließend Ihre Angaben mit einem Klick auf „Speichern“
Stornoversicherung
  • Hier wird Ihnen die Schnittstelle zu unserem Stornoversicherungspartner der Allianz angezeigt
  • Sobald Ihre Lizenz aktiv ist, wird Ihr System schwarz und anklickbar
  • Klicken Sie auf das Allianz Logo und können nun die Schnittstelle aktiv oder inaktiv setzen. Speichern Sie anschließend Ihre Angaben mit einem Klick auf „Speichern“
Weitere Systeme
  • Hier werden Schnittstellen zu allen weiteren Systemen aufgelistet, die an das hotline Buchungssystem anbindbar sind. Sobald Ihre Lizenz aktiv ist, wird Ihr System schwarz und anklickbar
  • Wählen Sie mit einem Klick Ihr gewünschtes System aus. Anschließend können Sie die Schnittstelle aktiv oder inaktiv setzen und alle Mapping-Codes eintragen. Speichern Sie anschließend Ihre Angaben mit einem Klick auf „Speichern“.

Verwaltung

Reservierungen
  • In diesem Menüpunkt finden Sie alle bisher eingegangenen Reservierungen. Diese können nach Buchungsnummer, Anreisetag, Abreisetag, Name und Buchungsdatum gefiltert werden
  • Füllen Sie beispielsweise das Feld Buchungsnummer mit der gesuchten Nummer aus und klicken Sie auf „Suchen“. Anschließend werden alle Reservierungen mit der gesuchten Nummer aufgelistet
  • Um alle Reservierungen mit einem bestimmten Datum zu suchen, wählen Sie einfach das gewünschte Datum aus und klicken Sie auf „Suchen“. Anschließend werden alle Reservierungen mit dem gesuchten Datum aufgelistet
  • Klicken Sie auf die entsprechende Reservierung, um alle Informationen einsehen zu können
  • Wenn Sie die PCI – Schnittstelle in Ihrem Lizenz Umfang enthalten haben, können Sie über diesen Bereich die Kreditkarten Daten Ihres Gastes einsehen. Dies geschieht mittels Zwei – Wege Authentifizierung.
Statistik
  • In diesem Menüpunkt finden Sie eine Vielzahl an Statistiken. Sie sehen sowohl Statistiken zu Zimmerbuchungen, Angebotsbuchungen, Stornierungen und einen Gesamt-Überblick
  • Sie können den angezeigten Zeitraum ändern, in dem Sie oben einen anderen gewünschten Zeitraum auswählen. Außerdem können Sie sich einen Referenzzeitraum anzeigen lassen. Wählen Sie den Referenzzeitraum aus und klicken Sie auf „Suchen“
  • In den Statistiken werden Ihnen anschließend beide gewählten Zeiträume zum Vergleich dargestellt
  • So sehen Sie anschließend Statistiken zu Zimmerbuchungen, Angebotsbuchungen, Stornieren und Gesamt-Statistiken
Passwort ändern
  • Sollten Sie Ihr Passwort ändern wollen, können Sie in diesem Menüpunkt ein neues Passwort erstellen. Das Passwort muss aus mindestens 6 Zeichen bestehen.
  • Tragen Sie zuerst Ihr aktuelles Passwort ein und anschließend Ihr gewünschtes neues Passwort. Wiederholen Sie das neue Passwort in der dritten Zeile und klicken Sie anschließend auf „Passwort ändern“
  • Es wird Ihnen anschließend eine Bestätigungsmail zugeschickt.
Daten

Online Bereich

  • Passwortgeschützter Anmeldebereich für Ihre Angebotsübersicht aller getätigten Anfragen.


Einstellungen

  • In diesem Bereich aktivieren Sie Ihren hotline Angebotsmanager – und stellen sich Ihre Standard-Einstellungen ein

Angebote und automatische Nachrichten während dieser Zeiten nicht versenden

  • Aktivieren Sie sich in diesem Menüpunkt, wenn zu bestimmten Zeiten keine Angebote versendet werden dürfen.

Einstellungen Kategorie

  • Aktivieren Sie sich in diesem Menüpunkt welche Kategorien Sie für den Anfragemanager verwenden möchten und legen Sie Reihenfolge der angebotenen Kategorien, min. Verfügbarkeit sowie Ihre gewünschte Standardverpflegung fest.
  • Die Reihenfolge legt fest, in welcher Reihenfolge die Angebote dem Gast angezeigt werden
  • Bei der Verfügbarkeit werden die Angebote nur dem Gast angezeigt, wenn in der Kategorie mindestens die eingegebene Verfügbarkeit vorhanden ist.
  • Die Verpflegung kann unabhängig zu der Einstellung in Ihrer Onlinebuchungsmaske festgelegt werden.

Einstellungen Angebote

  • Aktivieren Sie hier, welche Angebote in welchen Kategorien Ihren Gästen zur Verfügung gestellt werden dürfen.
  • Welche Felder sollen für die Anfrage sichtbar bzw. Pflichtfelder sein?
    • Aktivieren Sie die Adressfelder, die auf der Anfragemaske angezeigt werden sollen und aktivieren Sie die gewünschten als Pflichtfelder
    • Zwingend notwendig für eine Anfrage ist die E-Mailadresse, sowie Vor- und Nachname. Die restlichen Felder wählen Sie optional.
  • Bei einer späteren möglichen Buchung gelten die Pflichtfelder von Ihren Einstellungen unter Konfiguration – Allgemein – Buchungsmaske.
  • Bitte beachten Sie: Wenn Sie ein Feld als Pflichtfeld markieren, muss es auch gleichzeitig als Anzeigefeld aktiviert werden. Ein Pflichtfeld, dass nicht anzeigt wird, kann vom System nicht verarbeitet werden.

Integration

  • Hier stehen Ihnen die zwei relevanten Links zum Einbauen von Ihrem hotline Anfragemanager auf Ihrer Homepage zur Auswahl
  • Senden Sie diese Links mit allen Informationen bitte an Ihren Webseiten-Betreuer.
Layout
  • Mit den hotline Anfragemanager, haben Sie die Möglichkeit, das Design an Ihre Homepage anzupassen und hier die entsprechenden Farb- und Schrifteinstellungen vorzunehmen
  • Bitte wenden Sie sich für Ihre Einstellungen an Ihren Webseiten-Betreuer
Textvorlagen
  • Der vollautomatische Anfragemanager erstellt/ verschickt E- Mail-Benachrichtigungen und verarbeitet diese selbstständig
  • Legen Sie sich hier die dafür benötigten individuellen Textvorlagen an, damit diese Ihrem hotline Anfragemanager, verarbeitet werden können
  • Diese Texte können Sie für die Chat-Korrespondenz mit Ihren Gästen sowie automatische E-Mail-Benachrichtigungen nutzen
  • Bitte verwenden Sie HTML-Codes, um Aufzählungen, Absätze oder fettgedruckte Textbereich zu definieren.
Automatische Nachrichten
  • Für die erstellten Textvorlagen können Sie nun die entsprechenden Einstellungen zuweisen
  • Handelt es sich um Vorlagen, die Sie zur Korrespondenz mit Ihren Gästen in der Chat-Funktion nutzen möchten, wählen Sie „die ausgewählte Textvorlage wird im Chat an den Gast gesendet“ aus
  • Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, automatisierte E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt aus dem System versenden zu können. Den Zeitraum der E-Mails bestimmen Sie hier
  • Ihre Nachrichten können Sie in Deutsch und Englisch konfigurieren
Texte
  • Für die erstellten Textvorlagen können Sie nun die entsprechenden Einstellungen zuweisen
  • Handelt es sich um Vorlagen, die Sie zur Korrespondenz mit Ihren Gästen in der Chat-Funktion nutzen möchten, wählen Sie „die ausgewählte Textvorlage wird im Chat an den Gast gesendet“ aus.
  • Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, automatisierte E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt aus dem System versenden zu können. Den Zeitraum der E-Mails bestimmen Sie hier
  • Ihre Nachrichten können Sie in Deutsch und Englisch konfigurieren.

 

  • Mit Ihrem hotline Anfragemanager haben Sie die Möglichkeit, Ihren Gast mit Ihren individuellen und persönlichen Texten direkt anzusprechen.
    Hier sind bereits Mustertexte hinterlegt, die Sie jederzeit selbst für folgende Seiten anpassen können:
    • Die Startseite
    • Ihre Angebote
    • Statusmeldung Angebot – für Angebot freihalten
    • Freihalten
    • Statusmeldung Angebot freihalten
      • für die spätere Buchung
      • für Ihre Buchung für eine mögliche Zahlung
    • Abgelaufene Angebote
  • Bitte verwenden Sie, wie bei den Textvorlagen, HTML-Codes, um Aufzählungen, Absätze oder fettgedruckte Textbereiche zu definieren
E-Mail Vorlagen
  • Sie können die Vorlagen individuell nach Ihren Wünschen gestalten. Verwenden Sie hierzu einfach die unterschiedlichen Seriendruckfelder.
  • Bitte beachten Sie, dass den jeweiligen Seriendruckfeldern ein mit Anfang und Ende definierter Textbereich zugeordnet werden kann. Die gültigen Textbereiche finden Sie in Klammern () hinter der jeweiligen Information, Anfang und Ende sind im letzten Punkt „der Inhalt zwischen diesen Feldern jeweils je nach Anzahl wiederholt“ auswählbar. Im Beispiel (siehe unten) wird ersichtlich, dass Textbereiche nicht mit Seriendruckfeldern befüllt werden dürfen, die keinem Textbereich zugeordnet werden können.
  • Um Ihre Vorlagen in unterschiedlichen Sprachen zu verfassen, speichern Sie zuerst eine Version (beispielsweise Deutsch), schalten dann auf die Sprache „Englisch“ um und verfassen die Bestätigung auf Englisch. Speichern Sie anschließend Ihre Eingaben und geben Sie optional weitere Sprachen auf dieselbe Art und Weise ein.

E-Mail Buchungsbestätigung

  • Hier editieren Sie Ihre Buchungsbestätigung, die dem Gast per E-Mail geschickt wird.

E-Mail Angebote

  • Erstellen Sie hier Ihr persönliches Angebotsanschreiben für Ihre Gäste, die dem automatisch per E-Mail geschickt wird.

E-Mail keine Angebote verfügbar

  • Hier editieren Sie die Absage, die dem Gast per E-Mail geschickt wird sobald Sie Ihm kein Angebot unterbreiten können.

E-Mail Angebot freihalten

  • Wenn sich der Gast für ein freibleibendes Angebot entschieden hat, dann können Sie hier die entsprechende Vorlage erstellen.

E-Mail neue Chatnachricht

  • Sie haben die Möglichkeit mit Ihren Gästen Chat-Nachrichten auszutauschen.
  • Sie und auch der Gast werden darüber über E-Mail informiert.
  • Die entsprechende Vorlage erstellen Sie unter diesem Menüpunkt.
Patch History
  • Mit Klick auf die Patch-History gelangen Sie auf die Website der SoftTec GmbH
  • Dort finden Sie Änderungen und Updates aller Produkte und können nach dem Modul „Buchungssystem“ oder „Anfragemanager“ filtern. So bleiben Sie immer auf dem laufenden Stand.
Hilfe
  • Mit Klick auf „Hilfe“ gelangen Sie automatisch auf die Seite mit allen Anleitungen zum Adminbereich
Team Viewer
  • Mit Klick auf „Teamviewer“ öffnet sich die Fernwartung.
  • Unsere Mitarbeiter:innen können sich mit Hilfe der Fernwartung ganz einfach auf Ihren Rechner schalten und Ihnen bei Fragen weiterhelfen
Integration
  • Mit Klick auf Integration finden Sie alle relevanten Links und Informationen zum Einbinden der Buchungsmaske auf Ihrer Website
  • Senden Sie diese Links mit allen Informationen bitte an Ihren Webseiten-Betreuer bzw. Webdesigner o.ä.

Buchungsmaske

  • Die Buchungsmaske Version 4 können Sie entweder als iFrame oder Popup auf Ihrer Homepage einbinden. Klicken Sie für die ausführlichen Anleitungen einfach auf die dementsprechenden Links
  • Die Buchungsmaske der Version 5 kann nicht als iFrame werden, sondern sollte als Link eingebunden werden. Bitte beachten Sie, dass sich der Buchungslink der Version 5 in einem neuen Tab bzw. einer neuen Seite öffnet. 

Quick-Check (Version 4 und Version 5)

Stornierungsmaske (Version 4 und Version 5)

  • Ihre Gäste können selbstständig auf der Buchungsmaske die bereits gebuchten Zimmer stornieren.

Auflistung der Angebote (Version 4)

  • Sie haben die Möglichkeit Ihre Angebote als Liste auf Ihrer Website anzeigen zu lassen
  • Hierzu verwenden Sie einfach den angezeigten Link. Es öffnet sich dann anschließend ein neues Fenster mit der Auflistung Ihrer Angebote

Buchungsmaske für ein bestimmtes Angebot (Version 4 und Version 5)

  • Gerne können Sie auch nur ein bestimmtes Angebot auf Ihrer Website verlinken. Beispielsweise können Sie das Angebot ausführlich mit Bildern auf Ihrer Website beschreiben und dann nur auf dieses bestimmte Angebot verlinken.
  • Verwenden Sie dazu die ID des gewünschten Angebots. Diese ID finden Sie im Menü „Angebot-Daten“

Buchungsmaske Parameter (Version 5)

Quick- Check Parameter (Version 5)

  • Sollten Sie ein eigenes Quickcheck-Formular haben, können Sie die darin eingegebenen Daten wie folgt an die Buchungsmaske übergeben. Für die Übergabe eines Datum ist das Format DD-MM-YYYY erforderlich.

Buchungskalender Parameter (Version 5)

Logout
  • Klicken Sie auf „Logout“, um sich vom Admin Bereich auszuloggen
  • Sie können sich anschließend jederzeit wieder neu anmelden

Hotelsoftware

Mit der neuen Cloud-Hotelsoftware von SoftTec ist Ihr Hotel und Pension in den besten Händen. Unsere Erfahrung in der Hotellerie reicht bis ins Jahr 1986 zurück. Unsere Hotelsoftware ist modular aufgebaut und kann daher auf Ihre Bedürfnisse individuell angepasst werden. Ob Einzelplatz Version für kleine Hotels oder Pensionen bis hin zur Mehrplatzversion (Multiproperty-Lösung) für Hotels, große Hotels und Hotelgruppen.
Unsere Hotelsoftware ist vielfach ausgezeichnet für ein erstklassiges Preis-Leistungsverhältnis, Übersichtlichkeit und Zuverlässigkeit. Deshalb gehört die Hotelsoftware von SoftTec Hotelsoftware zu den besten Hotelsoftwarelösungen in Deutschland, Österreich und Schweiz.

Cloud Hotelsoftware mit Schnittstellen von SoftTec

Hotelsoftware Schnittstellen

Unsere Hotelsoftware ist modular. Das bedeutet für Ihr Hotel, dass es individuell konfiguriert werden kann. Die Bandbreite der Schnittstellen ist vielfältig.

Hotelsoftware Vergleich

Heute unterscheidet man zwischen einer Installation einer Hotelsoftware auf einem eigenen Server (on Property Lösung) oder einer cloudbasierten Hotelsoftware, welche ausschließlich über einen Login über das Internet mit Hilfe eines Webbrowsers bedient wird.

1) Hotelsoftware auf dem eigenen Server (Property Installation)
Mit der Hotelsoftware von hotline haben Sie alle organisatorischen Abläufe im Blick. hotline frontoffice passt sich voll und ganz Ihren gewohnten Abläufen an. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß Ihr Betrieb ist oder wie Sie ihn bisher organisiert haben.
In über 3.500 Hotelbetrieben ist hotline frontoffice bereits erfolgreich im Einsatz. Und weil das System von Profis in enger Zusammenarbeit mit Hotelfachleuten entwickelt wurde, ist es vor allem praxisorientiert, sodass es sich auch bei Ihnen sofort einsetzen lässt – mit äußerst geringem Installations- und Schulungsaufwand.
Bunte Praxis statt graue Theorie. Ihre Mitarbeiter werden begeistert sein, wie schnell sie mit dem Programm zurechtkommen. Und vor allem, wie viel Arbeit es ihnen augenblicklich abnimmt – auch wenn Sie bisher mit anderen Systemen gearbeitet haben.
Mit uns sind Sie auf der sicheren Seite – die Hotelsoftware arbeitet datenschutzkonform nach DSGVO und ist GoBD-zertifziert.

2) Cloudbasierte Hotelsoftware über das Internet
Die Hotelsoftware hotline frontoffice ist in vollem Funktionsumfang auch als Cloud-Version erhältlich. Somit können Sie weltweit mit jedem internetfähigen Gerät mit Ihrem Hotelprogramm arbeiten.
Behalten Sie beispielsweise auch im Urlaub den kompletten Überblick mit unserer Cloud-Version. Keine hohen Einmalkosten, keine feste PC-Bindung, zusätzliche Datensicherheit & volle Kostenkontrolle!
Zur Software-Nutzung wird in Ihrem Unternehmen lediglich ein internetfähiger Computer oder Tablet mit Internetverbindung benötigt. Die Anwendung wird über den Browser gestartet und Sie bewegen sich nach dem Login auf einer Ihnen bekannten Windows-Oberfläche. Rechnungen und Reports können direkt über die lokal installierten Drucker ausgedruckt und müssen nicht erst heruntergeladen werden.
Alle Funktionen aus hotline frontoffice können bei der Cloud-Version ebenso eingesetzt werden und sind im Funktionsumfang kostenfrei enthalten.