Check-in-Kiosk im Hotel

Digitale Lösung für flexiblen Gästeservice und gegen Personalmangel

Check-in-Kiosk im Hotel

Digitale Lösung für flexiblen Gästeservice und gegen Personalmangel

Angesichts des anhaltenden Personalmangels in der Hotellerie setzen immer mehr Hotels auf digitale Lösungen, um den Gästeservice effizient und zuverlässig aufrechtzuerhalten. Bereits 2023 meldete der DEHOGA über 65.000 fehlende Mitarbeitende im deutschen Gastgewerbe – Tendenz bis heute steigend. ¹

Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Gäste an Flexibilität, Schnelligkeit und Servicequalität. Insbesondere der Check-in-Prozess stellt viele Betriebe vor Herausforderungen, gerade bei späten oder spontanen Anreisen, wenn keine durchgehend besetzte Rezeption gewährleistet werden kann.

Eine Lösung, die Effizienz für das Hotel und Komfort für den Gast vereint, sind moderne Check-in-Kioske. Die digitalen Terminals ermöglichen einen schnellen, kontaktlosen und rund um die Uhr verfügbaren Check-in – ganz ohne Personal vor Ort.

Doch was genau ist ein Check-in-Kiosk eigentlich, wie funktioniert er und warum ist er gerade jetzt eine so wertvolle Unterstützung für Hoteliers? Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die Funktionsweise, die Vorteile und darauf, warum der SoftTec Checkin‑Kiosk eine besonders durchdachte Lösung ist.

Was ist ein Check-in-Kiosk?

Ein Check in Kiosk, oft auch Hotelomat genannt, ist ein automatisiertes Selbstbedienungsterminal, das Gästen einen kontaktlosen Check-in im Hotel ermöglicht – ganz ohne Personal an der Rezeption. Nach Eingabe der Buchungsdaten kann der Gast Zusatzleistungen buchen, digital bezahlen und direkt seine Schlüsselkarte sowie den Beleg erhalten. Der Prozess ist vollständig personallos möglich und funktioniert unabhängig von Öffnungszeiten. Moderne Kiosk-Geräte haben nahtlose Verbindungen zur Hotelsoftware und erfüllen auch gesetzliche Anforderungen wie das Meldewesen. Sie sind eine ideale Antwort auf Fachkräftemangel, steigende Gästeerwartung und den Wunsch nach automatisierten Abläufen.

Vorteile eines Check-in-Kiosks

Ein Check-in-Automat bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Hoteliers und Gäste gleichermaßen. Die Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit sorgt für maximale Flexibilität und verbessert das Gästeerlebnis nachhaltig. Auch im Hinblick auf Komfort überzeugt der Check-in-Kiosk: Keine Warteschlangen, kein Papierkram – der digitale Ablauf spart Zeit und ist intuitiv bedienbar.

Gleichzeitig reduziert der automatisierte Ablauf den Personalaufwand erheblich: Mit dem SoftTec Checkin-Kiosk können problemlos bis zu 150 Check-ins abgewickelt werden – ohne manuellen Einsatz vom Team. Folglich profitieren Hotels von einer deutlich höheren Kosteneffizienz: weniger Personalbedarf, geringerer Materialeinsatz und ein nachhaltiger, ressourcenschonender Betrieb. In Zeiten von Fachkräftemangel und steigenden Betriebskosten sind digitale Lösungen wie der Check-in-Kiosk ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für moderne Hotels.

Mehr Punkte bei der Hotelklassifizierung dank Self-Check-in

Auch im Hinblick auf die Hotelklassifizierung bringt der Einsatz eines Check-in-Kiosks klare Vorteile: Durch die Überarbeitung der Kriterien der Hotelstars Union rücken Digitalisierung, Automatisierung und der Umgang mit Personalmangel stärker in den Fokus. Hotels können nun Punkte für vollautomatische Check-in- und Check-out-Services sammeln – ein echter Vorteil vor allem für 1- bis 3-Sterne-Betriebe. Während diese Häuser so sogar rezeptionslos betrieben werden dürfen, können 3-Sterne-Hotels ihren Rezeptionsaufwand deutlich reduzieren, sofern sie zusätzlich einen 24-Stunden-Self-Check-in-Service anbieten. Ein moderner Kiosk kann also nicht nur den Alltag erleichtern, sondern auch die Klassifizierung positiv beeinflussen. ²

Warum der SoftTec Check‑in‑Kiosk eine besonders gute Lösung ist

Der SoftTec Checkin-Kiosk kombiniert moderne Technologie mit praxisnaher Funktionalität – ideal für Hotels, die Prozesse automatisieren und gleichzeitig den Gästeservice verbessern möchten. Der Kiosk ermöglicht einen vollständig kontaktlosen 24/7 Check-in per QR-Code oder manueller Eingabe, das Buchen von Zusatzleistungen, die Bezahlung am Gerät sowie die Erstellung von Schlüssel- und Ersatzkarten und sogar spontane Walk-in-Buchungen sind möglich.

Durch die nahtlose Schnittstelle zur SoftTec Cloud Hotelsoftware werden alle Daten automatisch an die Hotelsoftware übermittelt. Die Synergie beider Lösungen sorgt für einen reibungslosen Ablauf beim Check-in und für höchste Effizienz im Hotelbetrieb. Damit ist der SoftTec Checkin-Kiosk eine intelligente, zukunftssichere Lösung für moderne Hotels mit hohen Anforderungen an Flexibilität, Automatisierung und Gästekomfort.

Dass der SoftTec Check-in-Kiosk auch in der Praxis überzeugt, zeigen zahlreiche zufriedene Kund:innen. 2023 wurde das System mit dem renommierten Tophotel Star Award in der Kategorie „Effizienz“ ausgezeichnet – ein Preis, der auf Basis einer Leserwahl vergeben wird und die hohe Relevanz für den Hotelalltag unterstreicht.

Auch SoftTec-Kundin Katrin Ebel-Becher von den Holledau Appartements ist begeistert: „Der Check-in-Kiosk gibt meinen Gästen die Möglichkeit, rund um die Uhr flexibel anzureisen. Da ich nicht ständig vor Ort sein muss, erleichtert mir das meinen Arbeitsalltag ungemein.“

Solche Stimmen zeigen: Der SoftTec Kiosk ist nicht nur technisch ausgereift, sondern auch im täglichen Einsatz eine echte Entlastung für Hoteliers – ohne Kompromisse beim Serviceerlebnis für Gäste.

Digitale Lösung mit Mehrwert für Gäste, Team und Hotelbetrieb

Ob als Reaktion auf den Personalmangel, zur Optimierung interner Abläufe oder zur Verbesserung der Gästezufriedenheit – ein Check-in-Kiosk bietet zahlreiche Vorteile, die weit über den Empfangsbereich hinausreichen.

Gerade für Betriebe mit begrenztem Personal sind Check‑in‑Kioske eine nachhaltige Investition, die sich auf Effizienz und Servicequalität positiv auswirkt. Die Integration in Hotelsoftware, Auszeichnungserfolge und Praxiserfahrungen untermauern: Der SoftTec Check‑in‑Kiosk ist eine überzeugende Technologie zur Modernisierung der Hotelprozesse.

Haben Sie Interesse am SoftTec Check-in Kiosk?

Je nach Ihren individuellen Anforderungen bieten wir den Kiosk sowohl als Outdoor- als auch als Indoor-Version an. Damit schaffen Sie maximale Effizienz und Flexibilität für Ihr Team und ein komfortables Erlebnis für Ihre Gäste.

Quellen:

[1] Tagesschau, 21.07.2023, 65.000 fehlende Mitarbeitende im Gastgewerbe, aufgerufen am 21.07.2025, https://www.tagesschau.de/wirtschaft/arbeitsmarkt/gastgewerbe-hotels-gaststaetten-mitarbeitermangel-100.html#:~:text=Hotels%2C%20Restaurants%2C%20Gastst%C3%A4tten%2065.000%20fehlende%20Mitarbeitende%20im%20Gastgewerbe&text=Verk%C3%BCrzte%20%C3%96ffnungszeiten%2C%20Ruhetage%20oder%20kleinere,sagte%20Sandra%20Warden%20von%20DEHOGA

[2] WKO, 20.11.2024, Neue Kriterien für die Hotelklassifizierung, aufgerufen am 21.07.2025,
https://www.wko.at/oe/tourismus-freizeitwirtschaft/hotellerie/neue-kriterien-fuer-die-hotelklassifizierung#:~:text=Aufnahme%20neuer%20Kriterien%2C%20die%20insbesondere,Fu%C3%9Fabdruck%20nach%20internationalen%20Standards%20messen

Stefanie Näbrig

Juli 21, 2025

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