Meldeschein ade?

Warum Meldescheine trotz teilweiser Abschaffung der Hotel-Meldepflicht wichtig bleiben

Meldeschein bleibt wichtig

Ab 1. Januar 2025 entfällt die Meldepflicht für inländische Gäste bei einer Hotelübernachtung aufgrund des neuen Bürokratieentlastungsgesetzes. ¹ Hoteliers müssen also für einen Teil ihrer Gäste keine Meldedaten mehr abfragen und übermitteln – das soll den bürokratischen Aufwand reduzieren und das Personal entlasten.

Ist das das Ende für Meldescheine?

Aber benötigen Hoteliers nun tatsächlich garkeinen Meldeschein mehr – ob digital oder analog? Nein, denn für ausländische Gäste besteht weiterhin eine Meldepflicht. „Wir haben natürlich mehr als nur inländische Gäste. Für unsere ausländischen Gäste, die im Durchschnitt 20 Prozent der Übernachtungen in Deutschland ausmachen, bleibt es bei dem bisherigen Verfahren“, sagte Markus Luthe, Hauptgeschäftsführer des Hotelverbands Deutschland, der Deutschen Presse-Agentur. ¹ Auch für Gästekarten, Kurtaxen und andere touristische Abgaben müssen weiterhin Daten erhoben werden.

Dazu kommen operative Gründe für das Dokumentieren der Gästedaten: Vermeiden von doppelten Adressen, personalisiertes Marketing und Vollständigkeit sowie Einheitlichkeit der Daten.

Fazit: Gästedaten müssen weiterhin erfasst werden

Es bleibt also weiterhin für die meisten Gastgeber wichtig, die Daten ihrer inländischen und ausländischen Gäste zu erfassen und die Möglichkeit zu haben, diese an entsprechende Stellen zu übermitteln.

Damit es nicht zu Ungleichbehandlung von in- und ausländischen Gästen kommt und bestehende Prozesse nicht unnötig verkompliziert werden, werden wohl viele Hoteliers weiterhin den Meldeschein als Datenbasis für die Gästedaten nutzen. Die Reduzierung des Aufwands dürfte damit in den meisten Fällen geringer ausfallen als erhofft.

Digitaler Meldeschein: mehr als papierloses Meldewesen

Umso wichtiger ist es, die Gästedaten möglichst einfach abzufragen und effizient zu nutzen. Hilfreich und unterstützend hierbei ist der digitale Meldeschein als Modul der hotline Hotelsoftware oder als Kernmodul der SoftTec Cloud Hotelsoftware. Er kann mehr als nur papierloses Meldewesen: vorhandene Daten sind im Formular bereits vorausgefüllt, während noch fehlende Gästedaten direkt am Tablet oder Smartphone eingegeben werden können. Das vollständig ausgefüllte und digital unterschriebene Formular wird direkt in die Hotelsoftware übermittelt. Das spart Zeit und manuellen Aufwand – die des Hotelpersonals und der Gäste.

Zudem kann ein moderner Willkommensbildschirm, Hotelhighlights und das Hotel A bis Z angezeigt werden – der digitale Meldeschein kann also auch die Gästebetreuung unterstützen und optimieren.

SoftTec Cloud Hotelsoftware: Schnittstellen zu den wichtigsten Meldesystemen

Da die Erfassung und Übermittlung von Gästedaten auch weiterhin wichtig bleiben, gibt es auch für die SoftTec Cloud Hotelsoftware Schnittstellen zu den wichtigsten Meldesystemen. Die vom Gast eingegebenen Daten landen automatisch nicht nur in der SoftTec Cloud Hotelsoftware, sondern werden direkt an das entsprechende Meldesystem übertragen. So müssen Daten nicht händisch übertragen und Fehler werden vermieden – eine große Entlastung für das Hotelpersonal.

„Ich freue mich, dass wir unseren Kund:innen das Melden der Daten durch die Schnittstelle zur SoftTec Cloud Hotelsoftware so einfach wie möglich machen können“, sagt Josef Lausser von WinTOP-Touristic-IT-Solutions. Die feratel media technologies AG sieht das ähnlich: „SoftTec ist für uns ein verlässlicher sowie wichtiger Schnittstellenpartner und eine wertvolle Ergänzung unseres Netzwerks.”